به شبكه اطلاع‌رساني كارفرمايان ايران خوش آمديد!
برگردان پنجاه و يكمين قسمت كتاب «دستورنامه رابرت»:

گزارش‌هاي بوردها و كميته‌ها

23 مرداد 1391

«گزارش‌هاي بوردها و كميته‌ها» عنوان پنجاه و يكمين قسمت كتاب «رابرتز روولز آو اوردر» Rubert’s Rules of Order است كه با عنوان «دستورنامه رابرت» به فارسي ترجمه شده و در بخش عرف پارلماني همين سايت و نيز سايت «مؤسسه اخلاق پزشكي ايرانيان» در اختيار علاقمندان قرار گرفته است.

براي آن گروه از مخاطبان «پيام كارفرمايان» ‌كه براي نخستين بار با اين مفاهيم مواجه مي‌شوند خاطر نشان مي‌سازد كه هنري مارتين رابرت، يك فعال مدني آمريكايي، در سال 1876 مجموعه‌ي قواعد ناظر بر مجامع و سازمان‌هاي عضويتي را گردآوري و در ايالات متحد آمريكا منتشر كرد. اين كتاب از سوي بازماندگان هنري مارتين رابرت و تعدادي از وكيلان برجسته بارها به طور اساسي مورد باز نگري قرار گرفته و ويرايش دهم آن، كه به فارسي ترجمه شده، در سال 2000 انتشار يافته است.

گفتني است كه قواعد ناظر بر مجامع تصميم‌گيري، طي قرن‌ها در پارلمان انگلستان ساخته و پرداخه شد و در واقع همان قانون مادر يا قانون اساسي انگلستان است كه به صورت عرف شناخته شده و به همين خاطر هيچ گاه در انگلستان مكتوب نشده است. اين قواعد در قرن هفدهم ميلادي توسط مهاجر نشين‌هاي انگليسي به قاره آمريكا انتقال يافت و با تغييراتي در كنگره آمريكا مورد استفاده قرار گرفت. همين قواعد است كه با تعديل‌هايي در انواع مجامع تصميم‌گيري مورد استفاده قرار مي‌گيرند و نويسندگان متعددي مجموعه‌ي اين قواعد را گردآوري و به صورت كتاب منتشر كرده‌اند و انجمن‌ها و سازمان‌هاي دموكراتيك نيز معمولاً يكي از اين كتاب‌ها را به عنوان مرجع پارلماني خود انتخاب مي‌كنند تا طبق قواعد آن، مجامع خود را برگزار كنند. (براي اطلاعات بيشتر در اين زمينه به پيشگفتار همين كتاب در اينجا مراجعه فرماييد).

«دستورنامه رابرت» كه براي نخستين بار قواعد استاندارد اداره انواع مجامع را در اختيار فارس زبانان قرار مي‌دهد، معتبرترين كتاب در اين زمينه است و براي اثبات اين مدعا اشاره به اين نكته كافي است كه انجمن ملي پارلمانتارين‌هاي آمريكا همين كتاب را به عنوان مرجع پارلماني خود انتخاب كرده و تمام برنامه‌هاي آموزشي خود را بر اساس مطالب همين كتاب تدوين مي‌كند.

پيش از ارايه‌ي برگردان فارسي پنجاه و يكمين قسمت اين كتاب ذكر اين نكات ضروي است كه شماره‌ي صفحه‌ها، در واقع صفحه‌هاي كتاب اصلي را نشان مي‌دهند و طبيعي است كه در انتشار نهايي فارسي بايد اصلاح شوند. به علاوه، شماره‌هاي با رنگ سياه‌تر نيز به قسمت‌هايي از كتاب اشاره دارند كه مطلب مورد نظر در آن‌ها به تفصيل بررسي شده است. اما متن برگردان قسمت پجاه و يكم كتاب:

§ 51 - گزارش‌هاي بوردها و كميته‌ها

گزارش يك بورد يا كميته‌ي پائين‌دستي يك بيانيه‌ي رسمي رسماً تصويب شده و تقديم شده از سوي تشكيلات گزارش دهنده است كه مجمع بالادستي را از اقدام انجام شده يا توصيه شده، يا اطلاعات كسب شده مطلع مي‌سازد.

عوامل عمومي مؤثر بر گزارش‌هاي بورد و كميته

محدوديت محتواي گزارش به آنچه كه قانوناً بر سر آن توافق شده. به جز آنچه كه در اين بند خاطر نشان شده، گزارش يك بورد يا كميته مي‌تواند فقط شامل چيزي باشد كه اكثريت آراي يك نشست عادي يا به شيوه‌ي مناسب فراخوان شده‌ي بورد يا كميته (يا در يك نشست‌ تعويقي اين نشست‌ها. ص 90 تا 91) - وقتي هر عضو بورد يا كميته از آن نشست مطلع شده باشند و نصاب بورد يا كميته حاصل شده باشد - بر سر آن توافق كرده است. عرضه‌ي فوق‌العاده‌ي واقعيت‌ها و توصيه‌هاي مبتني بر مشاوره‌ي جداگانه با هر يك از اعضاي بورد بايد به همين گونه به مجمع والد گزارش شوند و نه به عنوان گزارش رسمي بورد (نيز بنگر به ص 469 - 470). با اين همه، در مورد يك كميته، اگر جمع كردن اعضا در يك نشست عملي نباشد، گزارش كميته مي‌تواند شامل چيزي باشد كه از سوي هر يك از اعضا بر سر آن تواق شده است. اگر كميته‌اي از بخش‌هاي مختلف كشور با اين انتظار منصوب شده باشد كه كارش با نامه صورت پذيرد، گزارشش مي‌تواند فقط شامل آن چيزي باشد كه از سوي اكثريت اعضا بر سر آن توافق شده است.

انواع گزارش‌ها. براي سهولت بحث در اين بخش، گزارش‌ها را مي‌توان به دو دسته‌ي كلي به شرح زير تقسيم كرد:‌

الف) گزارش‌هاي سالانه يا دوره‌اي بوردها يا كميته‌هاي دائمي كه معمولاً طبق الزام‌هاي آئين‌نامه‌ها تقديم مي‌شوند، عمدتاً‌ براي اطلاع‌رساني هستند، و بايد كار مهم انجام شده از سوي بورد يا كميته در طول سال يا در طول دوره‌ي زماني ديگري كه پوشش مي‌دهند را به صورت خلاصه گزارش كنند. آن‌ها همچنين مي‌توانند شامل توصيه‌هايي باشند كه بايد با سياست كلي متبوع سازمان ارتباط داشته باشند، يا مي‌توانند اقدام خاصي از سوي مجمع خود را پيشنهاد كنند (بنگر به بند بعدي).

ب) گزارش‌هاي مرتبط با اقلام كاري جدگانه‌ي مطرح شده در طول سال كه به چند شكل خاص تقسيم مي‌شوند - كه براي هر مورد از كميته‌ها از صفحه‌ي 496 توصيف خواهد شد. همانگونه كه نمونه‌‌ي اين متن‌ها در آن صفحه‌ها مشاهده مي‌شود، اين گزارش‌ها اغلب مي‌توانند كاملاً مختصر باشند مگر آنكه شرايط و دستور عمل‌هاي خاص به تشكيلات گزارش دهنده بيان جزئيات واقعيت‌ها را درخواست كند.

توصيه‌هاي يك گزارش. در هر گزارش يك بورد يا كميته‌ي پائين‌دستي (از نوع [الف] با [ب] فوق)،‌ توصيه‌هاي خاص براي اقدام فوري از سوي مجمع والد بايد در پايان گزارش دسته‌بندي شوند - و اگر در جاهاي مختلف گزارش آمده باشند بايد تكرار شوند - و معمولاً بايد در قالب يك يا چند قطعنامه‌ي پيشنهادي درآيند. هرچند، در شرايطي كه الأن توصيف شد، امكان دارد كه توصيه‌هايي بدون آنكه به شكل قطعنامه يا پيشنهاد باشند عرضه كرد، «تصويب» چنين توصيه‌هايي از سوي مجمع والد، بسته به جمله‌بندي آن‌ها يا جمله‌بندي پيشنهادي كه قرار است به تصويب برسد، ممكن است منجر به ابهام راجع به اين موضوع شود كه آيا تصويب آن‌ها اقدامي را مجاز مي‌سازد، يا فقط قدرت يك بيانيه‌ي هدف را دارد (كه تصويب قطعنامه‌ي آتي براي اجرا را ملزم مي‌سازد). يك كميته يا بورد معمولاً مناسب است قطعنامه‌هايي براي اجراي توصيه‌هايش تهيه كند، و هرگز نبايد اين مسؤليت برعهده‌ي ديگران گذاشته شود.

وقتي گزارشي با هدف عرضه‌ي توصيه‌هايي در خصوص يك موضوع واحد تهيه مي‌شود - به ويژه اگر گزارش كميته‌اي باشد كه موضوعي به آن ارجاع شده است - اغلب مناسب‌تر است كه گزارش رسمي تا آنجا كه ممكن است به توصيه‌ها، صرف‌نظر از اينكه در قالب قطعنامه باشند يا به شكل ديگر، محدود بماند(بنگر به نمونه‌ ص. 497). اگر به اين روش عمل مي‌شود و اگر اين تمايل وجود داشته باشد كه دلايلي براي جلب توجه مجمع ارايه شود، عضو گزارشگر (يعني فردي كه گزارش را ارايه مي‌دهد) مي‌تواند در سخنان خود توضيح‌هاي مختصري را به صورت شفاهي مطرح سازد. يا، دلايل توجيهي با جزئيات بيشتر مي‌تواند در جريان مذاكره در خصوص گزارش - توسط عضو گزارشگر، كه حق كسب نخستين نوبت در مذاكره را دارد، و نيز توسط ديگر اعضاي بورد يا كميته، در صورت لزوم، مطرح شود.

در ارتباط با موضوع مذكور، بايد خاطر نشان ساخت كه تحت شرايط پارلماني گنجاندن واقعيت‌ها يا استدلال‌هاي توجيهي در گزارشي كه اقدام خاصي را پيشنهاد مي‌كند ممكن است عليه كاري كه قرار است انجام شود عمل كند، چون بعضي از اعضائي كه در غير اين صورت دوست مي‌داشتند پيشنهادها را بپذيرند اگر با پسزمينه‌هاي واقعي آنگونه كه گزارش شده يا با استدلال تشكيلات گزارش دهنده موافق نباشند چه بسا كه عليه پيشنهادها رأي بدهند.

شكل گزارش مفصل. اگر شرايط خاص ايجاب كند كه يك گزارش به يك موضوع واحد اختصاص يابد و توصيه‌هايي ارايه دهد بايد جزئيات كامل موضوع را شامل شود،‌ و در صورت لزوم، شكل گزارش بر اساس سرفصل‌هاي زير تنظيم شود:

- 1) توصيف روشي كه تشكيلات گزارش دهنده (معمولاً در چنين مواردي يك كميته) بر اساس آن وظيفه‌ي خود را برعهده گرفته است؛
- 2) واقعيت‌هاي كشف شده يا اطلاعات كسب شده؛
- 3) يافته‌ها يا جمبعندي‌هاي حاصل از اين واقعيت‌ها يا اطلاعات؛ و
- 4) قطعنامه‌ها يا توصيه‌ها.

اگر به هر دليل قرار باشد يك يا چند قطعنامه يا توصيه‌ در اين نوع گزارش‌هاي مفصل و پيش از جمعبندي آن‌ها گنجانده شود، همانگونه كه در بالا خاطر نشان شد، آن‌ها بايد در پايان گزارش تكرار شوند. به اين ترتيب جدا از هر نوع حمايت تلويحي واقعيت‌ها و استدلال‌هاي گزارش شده كه بعضي از اعضا ممكن است آن‌ها را نپذيرند، با قطعنامه‌ها و توصيه‌ها خيلي آسان‌تر مي‌توان برخورد كرد.

ارايه و دريافت گزارش‌ها. گزارش يك بورد يا كميته به مجمع در زمان مناسب و توسط « عضو گزارشگر» بورد يا كميته ارايه مي‌شود. گزارش بوردي كه رئيس آن رياست مجمع را نيز بر عهده دارد از سوي منشي يا عضو ديگر بورد قرائت مي‌شود. در مورد يك كميته، رئيس كميته عضو گزارشگر است مگر آنكه - به خاطر عدم موافقت او با گزارش يا به هر دليل ديگر - تمايلي به ارايه گزارش نداشته باشد - در آن صورت كميته عضو ديگري را انتخاب مي‌كند.

وقتي عضو گزارشگر در يك نشست براي قرائت يا ارايه گزارش از سوي كميته يا بورد صحن گرفت، (بسته به اينكه ماهيت گزارش و ساير شرايط چه باشد) يكي از اين كارها را انجام مي‌دهد: (الف) گزارش را،‌ اگر مكتوب نباشد، به صورت شفاهي بيان مي‌كند، (ب) گزارش را براي مجمع قرائت مي‌كند و آن را در اختيار منشي يا رئيس مي‌گذارد؛ يا (پ) اعلام مي‌كند كه گزارش را تقديم خواهد كرد و آن را به يكي از مقامات و يا به كارمند قاري مي‌دهد تا خوانده شود. وقتي مجمع گزارش را كه به اين ترتيب قرائت يا به صورت شفاهي تشريح مي‌شود، مي‌شنود، در واقع گزارش را دريافت مي‌كند. اصطلاح ارايه و دريافت يك و همان رويداد را به ترتيب از منظر عضو گزارشگر يا مجمع توصيف مي‌كند.

پيشنهادهايي براي اقدام بر اساس گزارش‌ها. بي‌درنگ پس از دريافت يك گزارش بورد يا كميته - مگر آنكه يك گزارش فقط شامل اطلاعاتي باشد كه اقدامي را نطلبد (ص. 507) - مجمع معمولاً هر اقدامي را كه در گزارش به آن توصيه يا از آن ناشي شده باشد مورد بررسي قرار مي‌دهد. در صفحه‌هاي باقي‌مانده‌ي اين بخش، توضيح داده مي‌شود كه چگونه چنين اقدامي تحت شرايط مختلف مستلزم طرح پيشنهادهايي براي اجراي توصيه‌ها يا، گاهي، تصويب كل گزارش است.

پيشنهادهايي براي اجراي توصيه‌ها. وقتي گزارشي شامل بعضي توصيه‌ها باشد - به جز مواردي كه توصيه‌ها فقط به تصويب يا رد موضوع‌(هايي) مربوط باشد كه هنگام بررسي ارجاع شده‌‌اند (13) و در نتيجه وقتي گزارش شوند به صورت خود به خود دوباره تحت بررسي قرار مي‌گيرند (ص. 499 تا 507) - عضو گزارشگر بورد يا كميته در پايان سخنراني خود معمولاً پيشنهاد لازم براي اجراي توصيه‌ها را مطرح مي‌كند، مشروط به اينكه وي يك عضو مجمع باشد (بنگر به نمونه‌هاي ص. 497 تا 499 و 504، كه در آن به طور كلي فرض مي‌شود كه «عضو گزارشگر» يك عضو مجمع است). اگر منشي يا قاري گزارش را بخواند در چنين حالتي، عضو گزارشگر بلافاصله بعد از تكميل قرائت براي طرح پيشنهاد نوبت مي‌گيرد. در اين موارد نيازي به حمايت نيست زيرا پيشنهاد از سوي بويد يا كميته مطرح مي‌شود (بنگر ص.35).

اگر شخص گزارش دهنده عضو مجمع نباشد يا به هر دليل پيشنهاد لازم براي اجراي توصيه‌ها را همانطور كه توصيف شد مطرح نكند، هر عضو مجمع مي‌تواند اين كار را انجام دهد؛ اما اين پيشنهاد بايد حمايت شود. يا، وقتي پيشنهاد مناسب يك موضوع رويه‌اي بديهي باشد و ضرورتاً براي حل موضوع بايد مطرح شود، رئيس گاهي اوقات مي‌تواند براي تسريع امور پيشنهاد را مفروض بگيرد - يعني، بدون آنكه منتظر طرح پيشنهاد بماند مسأله را به رأي بگذارد - مشروط به اينكه مجمع به اين روش عادت داشته باشد.

پيشنهاد تصويب كل گزارش. در موارد نادر بعد از آنكه مجمع گزارشي را دريافت كرد، ممكن است تصويب (كل) گزارش ضروري باشد؛ رأي مثبت به چنين پيشنهادي به اين معناست كه مجمع تمام كلمات گزارش را - شامل واقعيت‌ها و استدلال‌هاي ارايه شده - را به مثابه بياينه‌ي خودش تأييد مي‌كند (نيز بنگر ص. 118 تا 119). برخلاف پيشنهادهاي مبني بر انجام اقدام‌هاي توصيه شده در گزارش آنگونه كه در بالا گفته شد، پيشنهاد «تصويب گزارش» بايد از سوي فردي غير از گزارشگر مطرح شود و مورد حمايت قرار بگيرد. تصويب كل يك گزارش به ندرت معقول است مگر هنگامي كه قرار است به نام كل سازمان صادر يا منتشر شود.

معادل اصطلاح‌ها؛ پيشنهادهاي نادرست. عبارات تصويب، پذيرش، و موافقت با وقتي در مورد اقدام مجمع در ارتباط با گزارش‌هاي بورد يا كميته يا هر مطلب آن‌ها به كار برود همه معادل ‌هم هستند، يعني،‌متن تصويب شده در واقع به اقدام يا بيانيه‌ي مجمع بدل مي‌شود. با اين همه بهتر است از كلمه‌ي تصويب استفاده شود، زيرا احتمال سوءتفاهم آن كم‌تر است. يك خطاي رايج طرح پيشنهاد «پذيرش» يك گزارش است بعد از آنكه گزارش قرائت شده باشد - ظاهراً بر مبناي اين فرض كه چنين پيشنهادي براي آنكه گزارش تحت بررسي قرار بگيرد يا بعد از آنكه تهيه شد قرائت شود ضروري است. در واقع اين پيشنهاد بي‌معناست، زيرا گزارش قبلاً پذيرش شده است. حتي پيش از قرائت يك گزارش، اگر ترتيبات كارها زمان پذيرش آن را مشخص ساخته باشد، يا اگر هيچ عضوي مخالفت نكند، طرح پيشنهاد پذيرش آن غيرلازم است (ادامه را بنگريد).

خطاي كم‌تر رايج اما خطرناك ديگر، بعد از قرائت گزارش، (حتي قبل از قرائت آن) طرح پيشنهاد «پذيرش آن» است، وقتي نيت واقعي پيشنهاد اشتباه پذيرش، يا پيشنهاد مشروع پذيرش مطرح شده «پيش» از قرائت گزارش است. اگر يك پيشنهاد «پذيرش» تحت هر يك از اين شرايط مطرح شود و تفسير مناسب آن در نظر گرفته شود، به اين معناست كه مجمع كل گزارش را تأييد كرده است.

قابليت كاربرد قواعد عادي در مورد مسائل برآمده از گزارش‌ها. وقتي گزارش يك بورد يا كميته دريافت شد و رئيس تصويب پيشنهاد، قطعنامه(ها)، توصيه‌(ها) يا گزارش را به رأي گذاشت - صرف‌نظر از اينكه موضوع به صورت خود به خودي به يك موضوع در دست بررسي تبديل بشود يا نه، يا پيشنهاد مناسب مطرح شده باشد يا همانگونه كه در بالا توصيف شد‌، از سوي رئيس مفروض گرفته شود - با موضوع مانند هر پيشنهاد اصلي ديگر برخورد مي‌شود، به روي مذاكره و اصلاح مفتوح است،‌ و هر پيشنهاد فرعي به كاربردني در مورد آن كاربرد خواهد داشت. به همين ترتيب، اگر كميته‌اي كه مسأله‌ي اصلي به آن ارجاع شده توصيه كرده باشد كه آن مسأله اصلاح شود يا به صورت مشخص يا نامشخص تعويق شود، پيشنهاد چنين اقدامي، تحت قواعد عادي چنين پينشهادهايي، قابل‌مذاكره و (براي اصلاح اوليه يا تعويق مشخص) قابل‌اصلاح است.

در ارتباط با نكته‌ي پيش‌گفته بايد خاطر نشان ساخت بررسي موضوعي كه به يك بورد يا يك كميته ارجاع شده وقتي در مورد آن گزراش داده مي‌شود نمي‌تواند مورد مخالفت قرار بگيرد (26) - صرف نظر از اينكه آن موضوع به عنوان يك مسأله‌ي در دست بررسي ارجاع شده باشد (13) يا به عنوان موضوعي كه در مورد آن هيچ مسأله‌اي در دست بررسي نبوده باشد. دليل آن اين است كه مخالفت با بررسي يك مسأله فقط مي‌تواند عليه يك پيشنهاد اصلي اوليه و هنگام طرح آن مطرح شود؛ و يك مسأله‌ي گزارشي به هيچ وجه چنين وضعيتي را ندارد زيرا (الف) به عنوان يك موضوع در دست بررسي ارجاع شده است، يا (ب) به عنوان موضوعي ارجاع شده كه هيچ مسأله‌اي در مورد آن در دست بررسي نبوده است، مسأله‌ي اصلي مطرح بعد از گزارش يك پيشنهاد اصلي ضمني محسوب مي‌شود (بنگر ص 96).

شرايط اصلاح يك گزارش از سوي مجمع پيش از تصويب آن. يك مجمع كه قرار است كل يك گزارش را كه دريافت كرده به تصويب برساند مي‌تواند آن گزارش را اصلاح كند، اما متن آنطور كه منتشر يا ثبت شده نبايد بگذارد بورد يا كميته‌ي گزارش كننده هيچ چيزي متفاوت با جمله‌بندي‌ كه عملاً گزارش شده بگويد. به اين دليل، متن منتشر يا ثبت شده بايد با دقت نسخه‌ي گزراش شده و تغييرات مجمع را نشان دهد - به عنوان نمونه، با قراردادن تمام كلمات خط خورده در پرانتز يا خط كشيدن يا ايرانيك كردن تمام كلمات گنجانده شده، و گنحاندن يادداشتي در آغاز گزارش كه اين نكات را توضيح دهد (نيز بنگر ص 490، 493).

گزارش‌هاي بورد

موقع و روش ارايه. بورد اجرايي (يا بورد مديران) انجمن به صورت سالانه در مورد كار‌هاي صورت گرفته در طول سال، و در مواقع ديگر و در مورد اقلامي كه آئين‌نامه‌ها مشخص ساخته باشند يا امور انجمن ضروري ساخته باشد، گزارش مي‌دهد.

گزارش بورد معمولاً توسط رئيس يا منشي پيش‌نويس مي‌شود، و اين پيش‌نويس اغلب و ابتدا بين كميته‌ي اجرايي، اگر چنين كميته‌اي وجود داشته باشد، و پيش از آنكه براي بررسي و تصويب توسط بورد در يكي از نشست‌هاي آن مطرح شود، توزيع خواهد شد (نيز بنگر ص. 485 تا 486). گزارش بورد فقط بايد از سوي پرزيدنت يا رئيس و منشي بورد امضا شود.

دريافت و تنظيم گزارش‌هاي بورد. در نشست‌هايي كه قرار است بورد اجرايي در آن‌ها گزارشي بدهد، رئيس آن را در زماني كه در برنامه‌ي كار مقرر شده، يا، اگر چنين مقرراتي موجود نباشد، پيش از دريافت گزارش‌هاي كميته‌ها يا پيش از رسيدگي به كارهاي ناتمام فرا مي‌خواند. پس از قرائت گزارش، عضو گزارشگر تصويب قطعنامه‌هاي مندرج در آن را پيشنهاد مي‌كند، كه، آنطور كه در بالا خاطر نشان شد، بايد در پايان گزارش دسته‌بندي يا تكرار شوند. اگر قرار است گزارش سالانه بورد قبل از انتشار به صورت رسمي به تصويب انجمن برسد، عبارت مناسب براي صورتجلسه در چنين حالتي عبارت است از: «بورد اجرايي [يا «بورد مديران» و غيره] گزارش خود را تقديم كرد، كه،‌ بعد از مذاكره و اصلاح [اگر بوده باشد]، به شكل زير به تصويب رسيد، و پيش از آنكه گزارش تصويب شود، كلمات داخل پرانتز خط خوردند و كلماتي كه زيرشان خط دارد [يا كج است] افزوده شدند.» يك انجمن لازم نيست گزارش بورد خود را تأييد كند، و حتي مي‌تواند اجازه‌ي چاپ گزارش را ندهد، يا مي‌تواند يك بخش را به تصويب برساند؛ اما تمام تغييرات آنچه كه از گزارش چاپ يا ثبت مي‌شود بايد به روشني مشخص گردد.

گزارش‌هاي كميته

شكل كلي گزارش‌هاي كميته. تمام گزارش‌هاي كميته به طور كلي بايد مكتوب باشد، به استثناي آنچه كه در صفحه‌هاي 508 تا 510 (براي انواع خاصي از گزارش‌هاي مختصر يك مجمع كوچك) خاطر نشان شد. در مورد چنين استثناهايي، يك گزارش فقط اگر به اندازه‌ي كافي مختصر باشد كه منشي بتواند با شنيدن آن محتواي كاملش را در صورتجلسه ثبت كند - كه اگر نسخه‌ي مكتوبي از آن براي پرونده تقديم نشده باشد، بايد چنين كند - مي‌تواند به صورت شفاهي ارايه شود.

معمولاً يك گزارش مكتوب كميته مخاطب و تاريخ ندارد. مسلم است كه مخاطب آن مجمع است و تاريخ آن روزي است كه در يك نشست مجمع آنگونه كه در صورتجلسه ثبت شده، مطرح مي‌شود.

گزارش كميته هميشه بايد به صورت سوم شخص - يعني، آنگونه كه در بند بعدي نشان داده شده - بيان شود (نه «گزارش مي‌كنم. . . » يا «توصيه مي‌كنيم . . . »). به همين ترتيب، در يك مجمع،‌ رئيس يا ديگران، هميشه از گزارش كميته، به عنوان نمونه، اينگونه صحبت مي‌شود: «گزارش كميته مالي» يا «گزارش كميته‌اي كه موضوع . . . [نقل موضوع] به آن ارجاع شد». هرگز نبايد گفته شود «گزارش رئيس كميته‌ي مالي» يا «گزارش آقاي اسميت»،‌ هرچند معمولاً رئيس كميته گزارش را ارايه مي‌دهد و حتي اگر او شخصاً پيش‌نويس گزارش را تهيه كرده باشد يا بيشتر كارهاي گزارش شده را انجام داده باشد.

گزارش كميته بايد با معرفي كميته‌اي كه آن را تقديم مي‌كند آغاز شود - نام كميته در مورد كميته‌هاي دائمي، يا در مورد كميته‌هاي ويژه، موضوع ارجاعي؛ به اين ترتيب:

[براي يك كميته دائمي:] كميته‌ي . . . خرسند است گزارش دهد كه . . . [يا، «گزارش زير را تقديم مي‌كند. . . »]

يا:

گزارش كميته . . . :

[براي يك كميته ويژه] كميته‌اي كه موضوع . . . [ذكر موضوع] به آن ارجاع شد گزارش مي‌دهد [يا «توصيه مي‌كند»] كه . . .

يا:

كميته‌اي كه براي . . . [ذكر موضوع] تشكيل شد گزارش مي‌دهد كه . . . [يا، گزارش زير را تقديم مي‌كند . . .»].

اگر يك گزارش مكتوب كميته اهميت قابل‌توجهي‌ داشته باشد، بايد از سوي تمام اعضاي موافق امضاء شود. در غير اين صورت، كميته مي‌تواند به رئيس خود اختيار دهد كه به تنهايي آن را امضاء كند، كه در اين حالت او كلمه‌ي رئيس را بعد از امضاي خود اضافه خواهد كرد. رئيس كميته با چنين امضايي، تأييد مي‌كند كه گزارش، آنگونه كه در صفحه‌‌هاي 485 تا 486 توضيح داده شده، از سوي كميته به تصويب رسيده است. وقتي تمام اعضاي موافق گزارش را امضاء مي‌كنند رسم است كه رئيس اول امضاء كند، اما الزامي نيست. در اين حالت، او نبايد كلمه‌ي رئيس را بعد از اسم خود اضافه كند مگر آنكه او به تنهايي و از سوي كميته گزاش را امضاء كند. استفاده از كلمات تقديم با احترام پيش از امضاهاي يك گزارش ديگر مرسوم و لازم نيست.

دريافت گزارش‌هاي كميته. گزارش‌هاي كميته‌ها در يك مجمع به روش‌هاي زير درخواست يا مي‌توانند عرضه شوند:

• اگر در دستور كار جايي براي گزارش‌هاي كميته‌ها پيش‌بيني شده باشد، كه معمولاً اين طور است، رئيس اول گزارش كميته‌هاي دائمي را، به ترتيبي كه در آئني‌نامه‌ها يا ساير قواعد فهرست شده‌اند، درخواست مي‌كند؛ پس از آن گزارش كميته‌هاي ويژه را به ترتيبي كه تشكيل شده‌اند، فرامي‌خواند. (رئيس هر كميته‌اي را كه مي‌داند گزارشي براي عرضه ندارد حذف مي‌كند؛ نيز بنگر ص. 344 تا 345.) گزراش هر كميته‌اي كه درخواست شد رئيس آن كميته يا عضو گزارشگر ديگر برمي‌خيزد، رئيس را مخاطب قرار مي‌دهد و گزارش را عرضه مي‌كند.

• يا، اگر دستور كار مقرراتي براي گزارش‌هاي كميته نداشته باشد، رئيس كميته يا عضو گزارشگر ديگر بايد وقتي هيچ موضوعي در دست بررسي نباشد كسب صحن كند، و خطاب به رئيس، مجمع را مطلع سازد كه كميته در مورد يك گزارش، كه او آماده‌ي تقديم آن است، به توافق رسيده است. اگر رئيس فكر كند مجمع تمايل به استماع گزارش دارد، عضو را هدايت به قرائت مي‌كند. هرگاه كسي با دريافت گزارش مخالف بود يا اگر رئيس نسبت به اينكه گزارش در آن زمان بايد دريافت شود يا نه ترديد داشتف مسأله را با مجمع در ميان مي‌گذارد:

رئيس: مسأله اين است، «آيا گزارش اكنون دريافت شود؟». كساني كه موافق دريافت گزارش در اين زمان هستند،‌ بگويند بله . . . كساني كه مخالف‌اند بگويند:‌ نه. . . و غيره

اين مسأله به اكثريت آراء نياز دارد. اگر رأي منفي بود، چه با اخذر رأي و چه با اجماع آراء وقت بعدي براي دريافت گزارش بايد تنظيم شود. روش عرضه‌ گزارش همان است كه در بالا توصيف شد.

(براي دريافت «گزارش اقليت»، بنگر به ص. 511 تا 512).

روش عرضه و تعيين تكليف گزارش‌هاي كميته در موارد خاص. روش مناسب عرضه و تعيين تكليف انواع گزارش‌هاي كميته‌، همراه با گزارش‌هاي نمونه در برخي موارد، در ادامه توصيف مي‌شود. هرگاه پيشنهادي از سوي عضو گزارشگر يك قسمت عادي از آن رويه‌ در نمونه‌ها باشد، فرض مي‌شود كه اين عضو عملاً آن پيشنهاد را مطرح خواهد كرد تا اينكه بگذارد رئيس بدون يك پيشنهاد رسمي قرائت مسأله كند. (بنگر. صص‌ 90 - 489).

گزارشي به ابتكار يك كميته‌ دائمي در توصيه‌ يك اقدام. اگر يك كميته دائمي تمايل داشته باشد به ابتكار خودش اقدامي از سوي مجمع در قلمرو وظيفه‌ي كميته را توصيه كند، همانگونه كه در بالا خاطر نشان شد، به طور كلي براي آن گزارش مطلوب است كه يك يا چند قطعنامه‌‌ پيشنهادي شامل توصيه‌هاي كميته را به پيوست داشته باشد يا در بر بگيرد. اين كميته‌ها هميشه بايد مكتوب باشند. گرچه عضو گزارشگر در مجامع كوچك گاهي اوقات توضيح‌هاي شفاهي هم ارايه مي‌دهد، اما اگر قرار است كه گزارش شامل چيزي بيش از خود قطعنامه‌ها باشد بهتر است يك گزارش رسمي مكتوب تقديم شود. در هر حال، پس از ارايه يا قرائت گزارش، عضو گزارشگر تصويب قطعنامه‌(ها) را پيشنهاد مي‌كند. وي مي‌تواند به عنوان نمونه، چنين بگويد:

عضو گزارشگر (قرائت گزارش مكتوب):

كميته‌ي ساختمان‌ها و زمين‌ها مايل است گزارش كند كه سقف خانه‌ي باشگاه از طوفان هفته‌ گذشته به شدت آسيب ديده است. بنا بر اين كميته پيشنهاد مي‌كند كه اين قطعنامه تصويب شود: «تصويب‌شد، كميته‌ي ساختمان‌ها و زمين‌ها اختيار داشته باشد كه براي تعمير سقف خانه‌ي باشگاه درخواست مناقصه كند و به همين منظور قراردادي منعقد نمايد مشروط به اينكه هزينه آن از 5 هزار دلار بيشتر نشود».

جرج ويلسون. رئيس

آقاي رئيس، از طرف كميته [يا «به نمايندگي از سوي كميته»] تصويب قطعنامه‌اي را كه الأن قرائت شد پيشنهاد مي‌كنم.

رئيس سپس قطعنامه را به رأي مي‌گذارد، و درست مانند يك پيشنهاد اصلي مورد بررسي قرار مي‌دهد. اگر گزارش شامل بيش از يك قطعنامه باشد، عضو گزارشگر يك پيشنهاد واحد براي تصويب تمام آن‌ها مطرح مي‌كند، و قواعد ارايه شده در صفحه‌‌هاي 105 تا 106 در اين مورد كاربرد دارند.

هرچند معمولاً بهترين رويه نيست، اما گاهي اوقات يك گزارش ممكن است شامل توصيه‌هايي نه در قالب پيشنهاد و قطعنامه باشد. در هر حال، همانگونه كه در بالا خاطر نشان شد، توصيه‌ها بايد در پايان گزارش قرار بگيرند حتي اگر پيشاپيش به صورت جداگانه ارايه شده باشند. در اين ارتباط، گاهي نيز پيشنهاد مي‌شود «توصيه(‌ها)ي كميته تصويب شود»، هرچند همانگونه كه در صفحه‌ي 486 - 487 خاطر نشان شد، اين مي‌تواند منجر به سردرگمي راجع به تأثير دقيق آن پيشنهاد شود. روش بهتر براي برخورد با يك توصيه كميته كه به شكل قطعنامه نيست - به عنوان نمونه،‌ در موردي كه توصيه اين است تا اختيار هزينه‌ 2 هزار دلاري براي دستمزد يك مشاوره‌ي پرسنل داده شود - طرح پيشنهادي شبيه اين است: «طبق توصيه‌ي مندرج در گزارش كميته، پيشنهاد مي‌كنم اختيار هزنيه‌ي 2 هزار دلار براي دستمزد مشاوره‌ي پرسنل داده شود». عضو گزارشگر مي‌تواند چنين پيشنهادي را مطرح كند، يا عضو ديگر مي‌تواند براي اين كار صحن بگيرد. در مواردي كه كميته قطعنامه‌هايي شامل توصيه‌هايش ارايه نكند و تهيه قطعنامه‌(ها)ي مناسب حاوي آن‌ها مستلزم توجه بيشتر يك كميته باشد، عضو ديگري مي‌تواند پيشنهاد ارجاع موضوع به همان كميته يا كميته‌ي ديگري براي همين منظور را مطرح كند.

گزارش در مورد يك موضوع ارجاعي كه هيچ قطعنامه يا پيشنهادي در مورد آن در دست بررسي نبوده است. اگر موضوعي كه در مورد آن هيچ قطعنامه يا پيشنهادي در دست بررسي نبوده است براي دريافت توصيه‌هايي به يك كميت ارجاع شده باشد، معمولاً گزارش بايد با يك يا چند قطعنامه خاتمه يابد، مگر آنكه كميته هيچ اقدامي را توصيه نكند. گزارش كميته در مورد موضوع ارجاعي به آن، مي‌تواند،‌ به عنوان نمونه، به اين ترتيب باشد:

عضو گزارشگر (قرائت گزارش مكتوب):

كميته‌اي كه براي توصيه‌ي تسهيلات تفريحي مناسب براي باشگاه جهت اهداء به پروژه‌ي جديد پارك راني‌ميد تشكيل شد فكر مي‌كند كه براي زمين‌هاي تنيس هيچ تداركي صورت نگرفته است. بنا بر اين كميته تصويب اين قعطنامه را توصيه مي‌كند: «تصويب شد، كه باشگاه هزينه ساخت دو زمين تنيس در پارك راني‌ميد را تأمين مالي كند.»

هاوراد فورد. رئيس

جناب رئيس، از سوي كميته، پيشنهاد مي‌كنم قطعنامه‌اي كه الأن قرائت شد تصويب شود.

با اين قطعنامه، درست مانند مورد قبلي برخورد با توصيه‌ يك كميته دائمي، همانند هر پيشنهاد اصلي ديگر برخورد خواهد شد. با توصيه‌هايي كه به شكل قطعنامه نباشند نيز همانگونه كه در مورد قبلي توضيح داده شد برخورد مي‌شود. گزراش در مورد قطعنامه‌اي كه پيشتر به يك كميته ارجاع شده. وقتي يك يك كميته در مورد يك قطعنامه يا پيشنهاد اصلي ديگري كه به كميته ارجاع شده (13) يا آنچه كه قواعد الزام كرده تا پيش از ارايه به مجمع از سوي كميته بررسي و همراه با توصيه‌ كميته به مجمع ارايه شود، گزارش مي‌دهد، شكل گزارش و نوع اقدام، به شرح زير، به ماهيت آن مورد بستگي خواهد داشت:

• توصيه به تصويب، يا رد، ‌يا (اگر اكثريت كميته به توافق نرسد) بدون هيچ توصيه‌. چنين گزارشي در يك مجمع كوچك مي‌تواند به صورت شفاهي ارايه شود (مشروط به اينكه منشي در صورتجلسه ذكر كند)،‌ به عنوان نمونه،‌ به اين ترتيب:

عضو گزارشگر: كميته‌اي كه اين قطعنامه به آن ارجاع شد، «تصويب شد، كه فدراسيون برنامه‌ي به اصطلاح فارنس‌وورث را براي تأمين مالي برنامه‌ي ساخت يك مدرسه‌ي جديد حمايت كند»،‌ توصيه مي‌نمايد كه اين قطعنامه به تصويب برسد [يا «به تصويب نرسد»].

يا

كميته‌اي كه . . . [ذكر موضوع] به آن ارجاع شد نتوانسته به توصيه‌اي برسد.

اگر قطعنامه بزرگتر از آن باشد كه با شكل ارايه شده در بالا بخورد، مي‌توان از شكل ارايه شده در زير بهره گرفت:

عضو گزارشگر: كميته‌اي كه قطعنامه‌ي مربوط به سازمان دولتي به آن ارجاع شد گزارش مي‌دهد كه قطعنامه ارجاعي به تصويب برسد.

عضو گزارشگر سپس بايد نسخه‌ي قطعنامه را كه به كميته داده شده به رئيس يا به منشي بدهد.

وقتي عرضه‌ي گزراش به هر يك از صورت‌هاي بالا به پايان رسيد، قطعنامه يا پيشنهاد اصلي به طور خود به خودي به يك موضوع در دست بررسي بدل مي‌شود و در نتيجه رئيس، بدون نياز به طرح پيشنهاد، قرائت موضوع مي‌كند. اگر كميته توصيه به تصويب كند يا توصيه‌اي نكند، رئيس، به محض آنكه عضو گزارش دهنده سرجاي خود نشست، ادامه مي‌دهد:

رئيس: كميته‌اي كه قطعنامه‌ي . . . به آن ارجاع شده بود تصويب آن را توصيه مي‌كند [يا «نتوانسته به توصيه‌اي برسد»]. قطعنامه اين است . . . [قرائت آن] مسأله تصويب اين قطعنامه است.

مسأله هميشه قرائت مي‌شود و تصويب قطعنامه به رأي گذاشته خواهد شد (يعني، رأي بله به نفع آن خواهد بود]. به اين ترتيب، وقتي توصيه‌ي كميته منفي باشد،‌ رئيس به شكل زير قرائت مسأله مي‌كند:

رئيس: كميته‌اي كه . . . [ذكر موضوع] به آن ارجاع شده بود توصيه مي‌كند كه قطعنامه تصويب نشود. قطعنامه اين است . . . [قرائت آن]. رأي‌گيري در مورد تصويب اين قطعنامه، به رغم نظر مخالف كميته است. [يا، صرفاً «رأي‌گيري در مورد اين قطعنامه است»، كه در اين حالت رئيس مي‌تواند اضافه كند، «توصيه كميته اين است كه قطعنامه رد شود»].

• توصيه به اقدام در مورد يك قطعنامه و اصلاحيه‌اي كه هنگام ارجاع در دست بررسي بوده است. اگر هنگامي كه قطعنامه ارجاع شد يك اصلاحيه در دست بررسي بوده باشد، گزارش در يك مجمع كوچك مي‌تواند به صورت شفاهي عرضه شود مشروط به اينكه در صورتجلسه قيد شود؛ و اول بايد توصيه‌ي كميته راجع به تعيين تكليف اصلاحيه، سپس در مورد تعيين تكليف قطعنامه قرائت شود. به عنوان نمونه:

عضو گزارشگر: كميته‌اي كه قطعنامه‌ي: «تصويب شد، كه گسترش پيشنهادي استخر قايقراني مجاز شود»، همراه با اصلاحيه‌ي در دست بررسي: «افزودن كلمات (با هزينه‌اي نه بيش از 150 هزار دلار)»، به آن ارجاع شد،‌ توصيه مي‌كند كه اصلاحيه به تصويب برسد و قطعنامه كه به اين ترتيب اصلاح شد تصويب شود.

مانند مورد پيش، هيچ پيشنهادي لازم نيست، و رئيس اول اصلاحيه، و بعد از رأي‌گيري در مورد آن، قطعنامه را به رأي مي‌گذارد. اگر هنگام ارجاع به كميته يك اصلاحيه‌ي اوليه و يك اصلاحيه‌ي ثانويه در دست بررسي بوده باشد،‌ همين اصول به كار مي‌رود. گزارش بايد اول توصيه‌‌هاي كميته در مورد اصلاحيه‌ي ثانويه،‌ سپس در مورد اصلاحيه‌ي ثانويه، و دست آخر در مورد قطعنامه را قرائت كند؛ و رئيس نيز پيشنهادها را به همان ترتيب به رأي مي‌گذارد.

توصيه به تعويق مشخص يا نامشخص. اگر يك قطعنامه يا پيشنهاد اصلي ديگر هنگامي كه يك پيشنهاد مبني بر تعويق نامشخص در دست بررسي باشد ارجاع شود، كميته و مجمع پيشنهاد تعويق نامشخص (11) را هنگامي كه كميته گزارش مي‌دهد، ناديده مي‌گيرند. اما اين پيشنهاد هنگام ارجاع در دست بررسي بوده باشد يا نباشد، كميته مي‌تواند مسأله اصلي را همراه با توصيه‌ مبني بر به تعويق انداختن آن به صورت نامشخص يا مبني بر تعويق آن به زمان مشخص (14) گزارش كند. به اين ترتيب، اگر (الف) اگر اصلاحيه‌اي هنگام ارجاع در دست بررسي نبوده باشد، يا اگر (ب) اصلاحيه‌اي در دست بررسي بوده باشد و كميته توصيه به تعويق به يك زمان مشخص كند، عضو گزارشگر در پايان گزارش خود پيشنهادي مبني بر تعويق ارايه مي‌دهد. اما اگر (پ) يك اصلاحيه در دست بررسي بوده باشد و توصيه مبني بر تعويق مشخص باشد، پيشنهاد تعويق نامشخص تا پس از رأي‌گيري در مورد اصلاحيه نمي‌تواند مطرح شود (بنگريد به نظام رتبه‌بندي پيشنهادها، 5). در هر يك از اين سه حالت، گزارش مي‌تواند در يك مجمع كوچك به صورت شفاهي و به شرح زير ارايه شود، مشروط بر آنكه در صورتجلسه ثبت گردد:

الف) وقتي هنگام ارجاع اصلاحيه‌اي در دست بررسي نبوده باشد:

عضو گزارشگر: كميته‌اي كه قطعامه‌ي: «تصويب شد، كه . . . ،» به آن ارجاع شد، توصيه مي‌كند، و از طرف كميته [يا «به نمايندگي از كميته»] پيشنهاد مي‌كنم كه قطعنامه تا زمان . . . تعويق[يا «تعويق نامشخص»] شود. سپس رئيس ابتدا تعويق را به رأي‌ مي‌گذارد، و اگر رأي نياورد، در مورد قعطنامه رأي‌گيري مي‌كند.

ب) اگر يك اصلاحيه در دست بررسي بوده باشد و توصيه مبني بر تعويق به يك زمان معين باشد:

عضو گزارشگر: كميته‌اي كه قطعنامه‌ي: «تصويب شد، كه . . . ،» همراه با اصلاحيه‌ي در دست بررسي [ذكر اصلاحيه]، به آن ارجاع شد توصيه كرد،‌ و من از به نمايندگي از سوي كميته پيشنهاد مي‌كنم كه تا . . . تعويق شود.

رئيس ابتدا تعويق را مانند مورد (الف) به رأي مي‌گذارد؛ اما اگر رأي نياورد، در اين حالت رأي‌گيري بعدي در مورد اصلاحيه است، و بعد در مورد قطعنامه.

پ) اگر يك اصلاحيه در دست بررسي بوده باشد و توصيه مبني بر تعويق نا‌مشخص باشد (كه در اين حالت پيشنهاد تعويق نامشخص وقتي گزارش ارايه مي‌شود در دستور نخواهد بود):

عضو گزارشگر بدون طرح پيشنهاد سرجاي خود مي‌نشيند،‌ و رئيس بلافاصله اصلاحيه را به رأي مي‌گذارد. وقتي در مورد اصلاحيه ر‌أي‌گيري شد،‌ مي‌تواند تعويق نامشخص را (با مفروض گرفتن اين پيشنهاد) به رأي بگذارد،‌ يا مي‌تواند به عضو گزارشگر اجازه طرح اين پيشنهاد را از سوي كميته بدهد و ادامه‌ي رويه مانند مورد (الف) بالا است.

توصيه‌ اصلاحيه‌ها. وقتي گزارش‌هاي يك كميته از يك قطعنامه يا يك نوشته همراه با توصيه‌هايي كه پيشنهاد مي‌دهد حمايت كنند، دست كم، توصيه‌ها بايد مكتوب باشند مگر آنكه خيلي ساده باشند. در يك مجمع كوچك، بسته به پيچيدگي مورد، توصيه‌ها را مي‌توان روي يك برگه‌ي جداگانه نوشت و در پايان ارايه‌ي شفاهي گزارش به رئيس يا منشي داد، يا مي‌توان يك گزارش مكتوب رسمي‌تر تقديم كرد؛ در تشكيلات بزرگ بايد از رويه‌ي آخري پيروي كرد. در اين گزارش، مي‌توان متن كامل قطعنامه را گنجاند و بعد از آن بيانيه‌ي مربوط به توصيه‌هاي پيشنهادي را مانند نمونه‌ي زير قرار داد، يا،‌ اگر قطعنامه يا سند طولاني باشد و كپي‌هاي آن در دسترس اعضاي قرار مي‌گيرد، گزارش مي‌تواند فقط شامل اصلاحيه‌ها باشد همراه با عباراتي از قطعنامه كه براي تفهيم توصيه‌ها كافي باشند. اگر هنگام ارجاع هيچ توصيه‌اي در دست بررسي نبوده باشدف عضو گزارشگر در پايان ارايه‌ي گزارش خود تصويب اصلاحيه‌هاي پيشنهادي كميته را، با طرح يك پيشنهاد واحد كه تمام آن را در بر بگيرد، پيشنهاد مي‌كند. اما اگر هنگام ارجاع پيشنهادي در دست بررسي بوده باشد، رئيس ابتدا توصيه‌ي ارجاعي را به رأي مي‌گذارد (مگر آنكه كميته يك اصلاحيه‌ي ثانويه مطرح كرده باشد كه عضو گزارشگر اول بايد پيشنهاد تصويب آن را مطرح سازد)- عضو گزارشگر تا وقتي آن توصيه به رأي گذاشته نشده باشد، هيچ پيشنهادي مطرح نمي‌كند. نمونه‌ي زير (گرچه براي برخورد با روش گزارش‌‌دهي يك جايگزين، آنگونه كه در صفحه506 تا 507 آمده، نيز به يك اندازه مناسب است) روش ارايه‌ي يك گزارش مكتوب را ترسيم مي‌كند كه اصلاحيه‌هاي آنقدر كوتاهي به يك قطعنامه كه بتوان متن كامل آن‌ها را قرائت كرد، در حالتي كه هيچ اصلاحيه‌اي هنگام ارجاع در دست بررسي نبوده باشد، پيشنهاد مي‌دهد:

عضو گزارشگر (قرائت گزارش مكتوب):

كميته‌اي كه قطعنامه‌ي مربوط به بورسيه روزنامه‌نگاري به آن ارجاع شد بدينوسيله گزارش خود را تقديم مي‌كند. قطعنامه به اين شرح است: «تصويب شد، كه اتحاديه يك بورسيه‌ چهار ساله در روزنامه‌نگاري در دانشگاه ايالتي مستقر سازد كه به روي پسران و دختران اعضاي اتحاديه مفتوح باشد، و بورد مديران اتحاديه سالانه پذيرفته شدگان را انتخاب كند».

كميته توصيه مي‌كند كه اين قطعنامه به شكل زير اصلاح شود:
- 1) با خط زدن كلمات «بورسيه چهارساله» و گنجاندن كلمات «بورسيه‌اي كه سه سال آخر فارغ‌التحصيلي را پوشش دهد»؛
- 2) با خط زدن كلمات «كه به روي پسران و دختران اعضاي اتحاديه مفتوح باشد»؛ و
- 3) با افزودن كلمات «براساس توصيه‌ي رئيس دانشكده روزنامه‌نگاري»؛

و كمتيه، همچنين توصيه مي‌كند قطعنامه، بعد از اصلاح به اين ترتيب، به تصويب برسد.

ميلتون روز، رئيس

[يا (بنگر به ص 495):]

- ميلتون روز
- جان هارلي
- اليزابت نورتن
- الوود كوين

آقاي رئيس، از طرف كميته، پيشنهاد مي‌كنم اصلاحيه‌هاي مندرج در گزارش به تصويب برسند.

پس از آنكه رئيس اصلاحيه‌هاي پيشنهادي از سوي كميته را براي تصويب قرائت كرد، رويه يكي از روش‌هاي زير است: الف) معمولاً رئيس بلافاصله نخستين توصيه را بازقرائت يا درخواست بازقرائت مي‌كند، كه پس از آن به روي مذاكره و پيشنهاد ثانويه مفتوح خواهد بود. سپس نخستين اصلاحيه‌ي كميته به رأي گذاشته مي‌شود، و بعد از آن پيشنهاد بعدي قرائت مي‌شود و به همين ترتيب. تا وقتي تمام اصلاحيه‌هاي كميته اخذ رأي شده باشند، هيچ اصلاحيه اوليه‌اي در دستور نخواهد بود، به جز اصلاحيه‌هاي ثانويه‌ براي هر يك از توصيه‌هاي كميته كه در دست بررسي قرار مي‌گيرد. پس از آنكه روي تمام توصيه‌هاي كميته كار انجام شد، اصلاحيه‌هاي ديگري كه اقدام صورت گرفته توسط توصيه‌هاي كميته آن‌ها را منع نكرده باشد مي‌تواند از طرف صحن مطرح شود. وقتي اين‌ها هم به رأي گذاشته شدند، رئيس تصويب قطعنامه يا نوشته را آنطور كه اصلاح شده به رأي مي‌گذارد.

ب) اگر انتظار نرود كه اصلاحيه‌ها موجب مذاكره و اصلاحيه‌ي ثانويه شوند - به عنوان نمونه، اگر آن‌ها از يك كميته‌ي كل گزارش شوند (52) كه قبلاً در به روي مذاكره و اصلاح مفتوح بوده‌ باشند - رئيس تمام توصيه‌هاي كميته، به جز آن‌هايي را كه يك عضو درخواست اخذ‌رأي جداگانه كرده باشد، با هم، به اين ترتيب، به رأي مي‌گذارد: «كساني كه موافق تصويب اصلاحيه‌هاي توصيه شده‌ي كميته، به جز آن‌ها كه اخذ‌رأي جداگانه‌ي آن‌ها درخواست شده، هستند، بگويند بله. . . . كساني كه مخالفند بگويند نه. . . .». به اين مي‌گويند تمام اصلاحيه‌ها را يكجا به رأي گذاشتن. وي سپس ساير اصلاحيه‌هاي باقي مانده را به ترتيب آن‌ها به دست مي‌گيرد.

پ) مجمع مي‌تواند با تعليق قواعد (25) يا با توافق عمومي (بنگر 51 تا53) اجازه طرح پيشنهادي براي تصويب تمام اصلاحيه‌ها‌ي گزارش را، بدون بررسي اصلاحيه‌ها به صورت جداگانه، بدهد.

• توصيه‌ يك جايگزين. اگر گزارش‌هاي كميته از يك قطعنامه همراه با توصيه‌ي تصويب يك جايگزين حمايت كنند، دست كم جايگزين بايد درست مانند مورد گزارش‌هاي ديگري كه اصلاحيه‌هايي پيشنهاد مي‌‌كنند، به صورت مكتوب باشد. اگر هنگام ارجاع قطعنامه اصلاحيه‌اي در دست بررسي نبوده باشد، عضو گزارشگر ارايه‌ي گزارش خود را با طرح پيشنهاد جايگزين، به عنوان نمونه، به شرح زير، به پايان مي‌رساند:

عضو گزارشگر: كميته‌اي كه قطعنامه‌ي: «تصويب شد، كه درآمد ناشي از ميراث اخير ملك اسكوئيز به انجمن در سهام «شركت توسعه‌ متحد» سرمايه‌گذاري شود»، به آن ارجاع شد،‌ توصيه مي‌كند كه براي اين قطعنامه، جايگزيني كه در ادامه ارايه مي‌شود به تصويب برسد: «تصويب شد، كه بورد مديران مجاز باشد وكيل سرمايه‌گذاري معتبري براي تعيين سرمايه‌گذاري مناسب درآمدهاي ناشي از ميراث اسكوئيز در اختيار بگيرد». از طرف كميته پيشنهاد مي‌كنم كه قطعنامه‌ي آخري كه قرائت شد جايگزين قطعنامه‌ي ارجاعي شود.

سپس رئيس پيشنهاد جايگزين را به رأي مي‌گذارد. اما اگر هنگام ارجاع توصيه‌(ها)يي در دست بررسي بوده باشد، بعد، پيش از آنكه پيشنهاد جايگزين بتواند مطرح شود، اول اصلاحيه‌ي ثانويه‌ و بعد اصلاحيه‌‌ي اوليه‌ اگر در دست بررسي بوده باشند به رأي گذاشته خواهند شد. وقتي در مورد اين اصلاحيه‌ رأي‌گيري شد، عضو گزارشگر پيشنهاد جايگزين‌‌‌سازي را مطرحخ مي‌كند و رئيس آن را به رأي مي‌گذارد (يا رئيس مي‌تواند با فرض آن پيشنهاد آن را به رأي بگذارد). در هر حال، با جايگزين پيشنهادي كميته مانند مورد هر پيشنهاد جايگزين ديگري برخورد مي‌شود (بنگر ص. 146). اگر پيشنهاد جايگزين ببازد، قطعنامه «اوليه» به روي اصلاح بيشتر گشوده مي‌شود؛ اما اگر پيشنهاد جايگزين به تصويب برسد، قطعنامه‌ي جايگزين شده فقط مي‌تواند با اضافه كردن اصلاح شود. (در مورد جايگزين‌هاي پيشنهادي كميته‌ها، بنگر ص. 149).

در ارتباط با موضوع‌هاي ارجاعي برگشتي،‌ همچنين به كميته‌ قطعنامه‌ها در صفحه‌هاي 614 تا 615 و 619 تا 621 بنگريد.

گزارشي فقط شامل اطلاعات. اگر گزارش فقط شرح كار انجام شده يا يك بيانيه‌ي واقعيت يا عقيده جهت اطلاع‌‌رساني به مجمع باشد، به طور كلي بايد مكتوب باشد،‌ و اگر احتمال تصويب آن توسط مجمع برود هميشه بايد به صورت مكتوب ارايه شود. با اين همه، جداي از بايگاني كردن چنين گزارشي، هيچ اقدامي در مورد آن لازم نيست و معمولاً هيچ كاري نبايد كرد. (نيز بنگر به پيشنهاد تصويب كل يك گزارش، ص. 490، و شرايط اصلاح يك گزارش توسط مجمع پيش از تصويب آن، ص. 492).

گزارش‌هاي كميته‌ عضويت و معرفي نامزد؛ ساير انواع گزارش‌هاي كميته‌ها. وقتي كميته‌ي عضويت در مورد اسامي كساني كه به عنوان متقاضيان عضويت در انجمن به آن ارجاع شده گزارش مي‌دهد، اين گزارش مي‌تواند به صورت شفاهي ارايه شود، اما فهرست نام كساني كه براي عضويت توصيه شده‌اند مي‌بايست به صورت مكتوب باشد. وقتي چنين گزارشي ارايه مي‌شود، ر‌‌ئيس پذيرش عضويت نامزدهاي توصيه شده توسط كميته را يك جا به رأي مي‌گذارد.

گزارش كميته‌ي معرفي نامزد فهرست مكتوب نامزدها براي سمت را، درست مانند مورد گزارش كميته‌ي عضويت، در بر مي‌گيرد. با اين حال، در مورد گزارش كميته‌ي معرفي نامزد نبايد رأي‌گيري شود؛ رويه‌ آنگونه است كه در 49 توصيف شده است.

براي كار با گزارش كميته‌ي حسابرسي، به صفحه‌هاي 461 تا 462 نگاه كنيد.

در مورد گزارش كميته‌ي آئين‌نامه‌ها،‌ به 54 و 56 بنگريد.

براي گزارش‌‌هاي سه كميته‌ي اصلي - كميته‌ اعتبارنامه‌ها، كميته‌ي مقررات اجرايي، و كميته‌ي برنامه - كه در سازماندهي يك كنوانسيون كاركردهاي پارلماني دارند به 59 بنگريد.

براي گزارش يك كميته‌ي بازرسي كه تحت رويه‌هاي انتظامي تشكيل شده به 61 بنگريد.

خلاصه انواع گزارش‌هايي كه در يك مجمع كوچك مي‌توان شفاهي ارايه داد. همانگونه كه در صفحه 493 بيان شد، گزارش‌هاي كميته بايد به صورت مكتوب ارايه شود، به جز استثنا‌هاي مجاز زير كه در مورد گزارش‌هاي بسيار مختصر در يك مجمع كوچك كاربرد دارند، مشروط بر اينكه منشي مفاد كامل گزارش را كه به صورت شفاهي ارايه مي‌شود، در صورتجلسه قيد كند:

• در ارتباط با يك قطعنامه يا يك پينشهاد اصلي كه هنگام ارجاع در دست بررسي بوده‌اند:

1) اگر گزارش كميته فقط شامل توصيه‌اي راجع به تعيين تكليف قطعنامه يا پيشنهاد ارجاعي باشد، پيشنهاد فقط هنگامي كه اجراي توصيه شامل موارد زير باشد مي‌تواند شفاهي ارايه شود:

الف) هيچ پيشنهاد ديگري در كار نباشد، مانند وقتي كه كميته توصيه كند قطعنامه يا پيشنهاد ارجاعي به تصويب برسد يا رد شود؛ يا

ب) ارايه‌ي يك پيشنهاد ثانويه‌اي كه بتوان به طور شفاهي مطرح كرد، ‌مانند وقتي كميته توصيه كند قطعنامه‌ي ارجاعي به طور مشخص يا نامشخص به تعويق بيافتد، يا با تغيير فقط چند كلمه اصلاح شود.

2) اگر يك اصلاحيه يا يك اصلاحيه اوليه و اصلاحيه ثانويه با يك قطعنامه يا يك پيشنهاد اصلي كه ارجاع شده‌اند در دست بررسي بوده باشند و كميته اكنون هيچ توصيه‌اي براي گزارش دادن نداشته باشد، اين گزارش نيز معمولاً مي‌تواند شفاهي باشد، كه در اين حالت، ‌عضو گزارشگر، در ابتدا توصيه‌ي‌ كميته راجع به تصويب يا رد اصلاحيه‌ي ثانويه و سپس اصلاحيه‌ي اوليه‌ را بيان مي‌كند، و در پايان، توصيه‌ي كميته راجع به تعيين تكليف قطعنامه يا پيشنهاد اصلي را اطلاع مي‌دهد-همه پيش از آنكه موضوع‌هاي ارجاعي رأي‌گيري شوند.

3) وقتي كميته تمايل داشته باشد اصلاحيه‌هايي را توصيه كند، خود اصلاحيه‌ها اگر بيش از چند كلمه باشند هميشه بايد به صورت مكتوب ارايه شوند،‌ اما گزارش‌ كامل- يعني بيانيه‌ از طرف كميته‌اي كه اين اصلاحيه‌ها را توصيه مي‌كند- مي‌تواند بسته به پيچيدگي بيانيه‌ي نايشي از وضعيت پارلماني كتبي يا شفاهي باشد.

• اگر موضوعي كه در قالب يك قطعنامه يا پيشنهاد در دست بررسي نبوده به يك كميته ارجاع شده باشد، و اگر كميته در گزارش خود توصيه‌هايي را در يك يا چند قطعنامه‌ بدون هيچ نظري عرضه كند، فقط قطعنامه‌ها بايد مكتوب باشند و بيانيه مبني بر اينكه كميته تصويب آن‌ها را توصيه مي‌كند مي‌تواند شفاهي ارايه شود.

اقدام مقرر توسط يك گزارش جزئي. با گزارش جزئي يك كميته نيز همانند يك گزارش نهايي رفتار مي‌شود. اگر فقط يك گزارش مرحله‌اي، بدون هيچ توصيه يا جمع‌بندي باشد، با آن همانند هر گزارش‌ ديگري كه فقط براي اطلاع‌رساني است رفتار خواهد شد،‌ و لازم نيست كاري صورت بگيرد. اما اگر گزارش ناقص اقدامي را توصيه كند، تصويب قطعنامه‌ها يا اقدام‌هاي پيشنهادي كميته، درست انگار كه يك گزارش نهايي است، به رأي گذاشته خواهد شد. اكثريت آرا مي‌تواند يك كميته را وقتي گزارش ناقص ارايه ‌دهد خلع يد (36) كند.

بيان رسمي نظر اقليت («گزارش اقليت»). ارايه‌ي رسميِ به اصطلاح «گزارش اقليت» - يعني، ارايه‌ي نظراتي به نام يك گروه از اعضاي كميته كه با گزارش كميته هماهنگ نيست- معمولاً از سوي مجمع هنگامي مجاز مي‌شود كه اين ارايه، آنگونه كه در ادامه توصيف شده، درخواست شود. در هر حال، صرف‌نظر از اينكه آيا گزارش اقليت تقديم مي‌شود يا نه، گزارش مصوب از سوي اكثريت كميته هميشه بايد «گزارش كميته» ناميده شود و نه هرگز «گزارش اكثريت». ماهيت حقوق اقليت كميته در ارتباط با گزارش‌ها. همانگونه كه در بالا خاطر نشان شد، ارايه‌ي رسمي «گزارش اقليت» امتيازي است كه مجمع مي‌تواند اعطاء كند و صرف حق نيست- زيرا انتصاب كميته حاكي از آن است كه مجمع در درجه‌ي اول علاقمند به يافته‌هاي اكثريت اعضاي كميته است. اما در مذاكره در خصوص هر گزارش كتبي يا شفاهي در مجمع، هر عضوي از كميته‌ي گزارش دهنده كه موافق نباشد همان حق را دارد كه هر عضو ديگر مجمع خواهد داشت تا در مخالفت به صورت فردي صحبت كند. با اين حال، هيچكس نمي‌تواند، جز از طريق گزارش كميته يا توافق عمومي، در مجمع اشاره كند كه در جريان مشورت‌هاي كميته چه رخ داده است.

شكل گزارش اقليت؛ توصيه‌هاي اقليت. يك «گزارش اقليت» كتبي مي‌تواند اين طور شروع شود:

امضاءكننده‌(گان) زير، اقليت كميته‌اي كه براي . . . منصوب شد،‌ بدون موافقت با اكثريت، تمايل دارد تا نظرش را در مورد . . . بيان كند.

اگر گزارش كميته با يك قطعنامه‌ي پيشنهادي تمام شود، اقليت مي‌تواند (الف) رد قطعنامه را توصيه كند؛ (ب) اصلاح آن را توصيه كند؛ يا (پ) تصويب پيشنهاد مناسب ديگري را كه براي خلاص شدن از قطعنامه‌ي نامناسب پيش‌بيني شده است مطرح كند.

اگر گزارش كميته فقط براي اطلاع رساني باشد، نظرات اقليت مي‌تواند به همان ترتيب تدوين شود يا با يك پيشنهاد خاتمه يابد.

دريافت گزارش اقليت. وقتي اقليت كميته تمايل داشته باشد نظرات خود را به طور رسمي ارايه دهد، رسم اين است، مگر آنكه مجمع اجازه ندهد، كه گزارشش بي‌درنگ بعد از گزارش كميته دريافت شود. در چنين صورتي، عضوي كه گزارش كميته را عرضه مي‌كند مي‌تواند به شكل مناسب به مجمع خاطر نشان سازد كه اقليت تمايل دارد نظراتش را در يك گزارش جداگانه ارايه دهد. به محض آنكه رئيس گزارش كميته را به شكل مناسب به رأي‌گذاشت، بايد اقليت را براي ارايه گزارش دعوت كند مگر آنكه كسي مخالف باشد،‌ كه در اين صورت بايد دريافت گزراش را به رأي بگذارد. براي دريافت گزارش اقليت رأي اكثريت لازم است؛ اين مسأله غيرقابل‌مذاكره است.

وقتي گزارش اقليت ارايه شود، براي اطلاع‌رساني است، و نمي‌توان بر اساس آن اقدامي انجام داد مگر بر اساس پيشنهادي مبني بر جايگزين كردن آن با گزارش كميته. با اين حال، نظرات اقليت به صورت رسمي عرضه بشود يا نه، هر عضوي مي‌تواند پيشنهاد كند كه قطعنامه‌هاي پيشنهادي از سوي كميته اصلاح شوند، يا به طور نامشخص به تعويق بيافتند، يا اقدام مناسب ديگري صورت بگيرد.

اعلام موافقت با يك گزارش به استثناي يك جزء خاص. اگر گزارش مكتوب يك كميته از سوي تمام كساني كه موافق آن هستند امضاء شود و يك عضو كميته به جز يك قسمت خاص با گزارش موافق باشد، مي‌تواند- صرف‌نظر از اينكه گزارش اقليت تقديم مي‌شود يانه- پس از آنكه تمام موافقان گزارش را امضاء كردند، بيانيه‌اي اضافه كند مبني بر اينكه به جز با قسمتي كه مشخص مي‌سازد موافق است و سپس بيانيه را امضاء كند. به همين ترتيب، يك عضيو كميته كه با گزارش اقليت موافق است مي‌تواند آن را همراه با توضيح چيزي كه با آن موافق نيست، امضاء كند، درست مانند مورد گزارش كميته. اگر اعضاي اقليت توافق نداشته باشند، مجمع مي‌تواند اجازه‌ي تقديم بيش از يك گزارش اقليت را اعطاء كند.


پذيرش سايت | تماس | نقشه ى سايت | | آمار سايت | بازديد كنندگان : 473 / 392640

 پيگيرى فعاليت سايت fa   پيگيرى فعاليت سايت كارآمدسازي تشكل‌هاي كارفرمايي   پيگيرى فعاليت سايت قانون پارلمان: قواعد بازي دموكراسي   ?    |    سايتهاى پيوندى OPML   ?

سايت با اسپيپ درست شده است 2.1.12 + AHUNTSIC

Creative Commons License