به شبكه اطلاع‌رساني كارفرمايان ايران خوش آمديد!
ترجمه قسمت چهل و هشتم كتاب «نظا‌نامه‌ي انجمن»‌:

صورتجلسه و گزارش مقامات در انجمن‌ها و سازمان‌هاي انتخابي

13 آبان 1389 [مترجم: داود حسين]
پنج شنبه 4 نوامبر 2010 بوسيله ى ژنرال هنري مارتين رابرت

ترجمه‌ي چهل و هشتمين قسمت كتاب «نظام‌نامه‌ي انجمن»‌ كه به صورتجلسه و گزارش مقامات در انجمن‌ها و سازمان‌هاي انتخابي پرداخته در ادامه تقديم مي‌شود.

تشكيل «انجمن» از افرادي كه همه «آزاد» و داري حقوق مساوي باشند، يكي از مهم‌ترين جلوه‌هاي مدرنيته است كه در فرايند جهاني شدن به بسياري از جوامع ديگر نيز نشت كرده است، اما در ايران، «انجمن‌ها» نيز، همانند ساير جلوه‌هاي مدرنيته، «شبه انجمن» هستند، و تقريباً بخش اصلي انرژي اعضاء آن‌ها، به جاي آنكه صرف هم‌افزايي و كمك به حل مشكلات شود، صرف حل و فصل كشمكش پايان‌ ناپذير قدرت مي‌شود كه در پشت چنبره‌اي از تعارفات و فروتني‌هاي كاذب آنقدر ادامه مي‌يابد تا بازيكنان از پا درآيند.

تأمل در روش استاندارد تدوين صورتجلسه و گزارش مقامات در انجمن‌ها، كه در ادامه ارايه شده، و مقايسه آن با سنت‌ جاري در انجمن‌ها، شوراها و مجامع تصميم‌گيري ايراني ترديدي به جا نمي‌گذارد كه در اين عرصه هم به جاي اينكه مدرن شويم، مدرنيته را به شكل خودمان درآورده و از ريخت انداخته‌ايم.

تذكر اين نكته ضروري است كه در متن زير به اصطلاح‌هايي اشاره شده، به ويژه آنجا كه از انواع پيشنهادها سخن گفته مي‌شود، كه بدون آشنايي با آن‌ها درك درست اين متن بسيار دشوار خواهد بود.

به هر حال، براي خواندن بخش‌هايي از اين كتاب كه تا كنون به فارسي ترجمه شده مي‌توانيد به بخش «عرف پارلماني» در همين سايت و يا در سايت «مؤسسه اخلاق پزشكي ايرانيان» مراجعه كنيد.

صورتجلسه

ثبت كارهاي يك مجمع تصميم‌گيري را معمولاً صورتجلسه، يا گاهي - در هيأت‌هاي قانون‌گذاري - گزارش روزانه [1] مي‌نامند. در يك انجمن معمولي، صورتجلسه، مگر آنكه قرار باشد منتشر شود، بايد عمدتاً شامل ثبت آنچه كه در جلسه انجام شد باشد، نه آنچه كه از سوي اعضاء گفته شد. صورتجلسه هرگز نبايد نظرات دبير را در مورد آنچه كه گفته يا شده، موافق يا هر طور ديگر، بازتاب دهد. صورتجلسه بايد در يك مجلد محكم نگه‌داري شود.

محتواي صورتجلسه. نخستين بند صورتجلسه بايد شامل اطلاعات زير باشد (كه، در هر حال، نيازي نيست به فقره‌هاي جدا و شماره‌گذاري شده مثل آن‌ها كه در زير آمده تفكيك شود):
- 1) نوع نشست: عادي، خاص، عادي تعويقي، يا خاص تعويقي؛
- 2) نام انجمن يا مجمع؛
- 3) تاريخ و زمان نشست، و مكان، اگر هميشه يك جا نباشد؛
- 4) اينكه رئيس جلسه و دبير حاضر بودند يا، در غياب آنان، نام كساني كه جايگزين آنان شدند؛ و
- 5) اينكه آيا صورتجلسه‌ي قبلي قرائت و همانطور كه قرائت شد تصويب شد يا با اصلاحاتي به تصويب رسيد، و تاريخ نشست اگر غير از نشست‌‌هاي كاري و عادي بوده باشد. هر اصلاحيه‌اي كه در متن صورتجلسه قبلي اعمال شده باشد؛ صورتجلسه نشستي كه اصلاح شده باشد فقط گفته مي‌شود كه «با اصلاحيه» به تصويب رسيد (بنگريد به فرم، ص. 454. 35 - 34).

بخش اصلي صورتجلسه بايد شامل بندهاي جداگانه براي هر موضوع باشد و در مورد تمام پيشنهادهاي مهم، نام پيشنهاد دهنده، را ارايه داده و بايد موارد زير را نيز نشان دهد:

6) تمام پيشنهادهاي اصلي (10) يا پيشنهادهايي كه يك موضوع اصلي را دوباره در مجمع مطرح مي‌كنند (ص. 72 تا 76؛ 34 تا 37) - به جز، معمولاً، آن‌ها كه پس گرفته شدند [2] - و بيانِ:
- الف) جمله‌بنديي‌ كه هر پيشنهاد در قالب آن‌ به تصويب رسيده يا به نحو ديگري تعيين تكليف شده (و قبل از طرح پيشنهاد مربوط به تعيين تكليف آن‌ها، بيان ضمني آنكه آيا آن پيشنهاد مورد مذاكره قرار گرفته يا اصلاح شده يا نه)؛ و
- ب) تعيين تكليف پيشنهاد، شامل - اگر به طور موقت تعيين تكليف شده باشد (ص. 88، 329 تا 330) - هر اصلاحيه‌ي اوليه و ثانويه و تمام پيشنهادهاي ثانويه‌ي وابسته‌اي كه در دست بررسي بوده‌‌اند؛
- 7) پيشنهاد‌هاي ثانويه‌اي كه رأي آورده‌اند يا پس‌گرفته نشده‌اند، در مواردي كه ثبت آن‌ها براي كامل و روشن شدن امور ضروري باشد - به عنوان نمونه، پيشنهادهاي تنفس يا تعيين زمان تعويق (از ميان پيشنهادهاي فوريتي)، يا پيشنهادهاي تعليق قواعد يا اعطاي تقاضاي سلب وظيفه (از ميان پيشنهادهاي ضمني)، به طور كلي فقط اشاره‌ي ضمني به تصويب چنين پيشنهادهايي، مثلاً «. . .موضوع مطرح در دستور كار نشست، با طرح پيشنهادي در مورد . . . ادامه يافت» يا «. . . پيشنهاد رأي‌گيري با برگه مطرح شد،‌ و صندوق‌داران . . . ».
- 8) تمام اطلاعيه‌هاي مرتبط با پيشنهادها (بنگريد به ص. 116 تا 118)؛ و
- 9) تمام اخطارهاي نظام‌نامه‌اي و فرجام‌خواهي‌ها، اعم از آنكه وارد بوده باشند يا نه، همراه با دلايل ارايه شده از سوي رئيس براي استدلال درستي حكمي كه صادر كرده است.

آخرين پارگراف نيز بايد:

10) ساعت ختم جلسه

را اعلام كند.

قواعد و كارهاي اضافي در ارتباط با محتواي صورتجلسه عبارتند از:

- ● نام حمايت كننده‌ي‌ پيشنهاد نبايد در صورتجلسه قيد شود مگر آنكه مجمع دستور دهد.
- ● وقتي دستور شمارش آراء داده شده باشد يا رأي‌گيري با برگه انجام شود، تعداد آراء موافق و مخالف بايد در صورتجلسه قيد شود؛ و اگر رأي‌گيري از طريق قرائت نام حاضران صورت گرفته باشد، نام افراد مخالف و موافق هر پيشنهاد بايد ذكر شود و نام كساني كه جواب داده‌اند «حاضر» نيز بايد بيايد.
- ● اگر اعضائي در جريان رأي‌گيري به شيوه‌ي حضور و غياب قادر به پاسخ نبوده باشند، ثبت نام آنان كافي است تا مشخص شود هنگام رأي‌گيري نصاب وجود داشته است. اگر رئيس رأي داده است، صرف‌نظر از هر پيشنهاد خاص، در صورتجلسه قيد مي‌شود.
- ● اتفاقات يك كميته‌ي كل يا يك شبه‌كميته‌ي كل، نبايد در صورتجلسات قيد شود، اما اين واقعيت كه مجمع به كميته‌ي كل (يا به شبه‌كميته‌ كل) رفت و نيز گزارش كميته بايد ثبت شود (بنگريد به 52).
- ● وقتي موضوعي به صورت غيررسمي بررسي مي‌شود، همان اطلاعاتي كه تحت شرايط عادي ثبت مي‌شود بايد قيد شود، زيرا در جريان اين اتفاقات فقط مذاكرات به صورت غيررسمي انجام مي‌شود.
- ● وقتي گزارش يك كميته‌ اهميت زيادي داشته باشد يا وقتي به خاطر نشان دادن روند قانون‌گذاري لازم است يك موضوع ثبت شود، مجمع مي‌تواند دستور دهد كه «در صورتجلسه قيد شود»، كه در اين صورت دبير بايد متن كامل گزارش را در صورتجلسه روبرداري كند.
- ● نام و موضوع سخنران مهمان مي‌تواند در صورتجلسه بيايد، اما لازم نيست خلاصه‌ي نكات مطرح شده ذكر شود.

امضاء. صورتجلسه بايد از سوي دبير، و اگر مجمع بخواهد، از سوي رئيس امضاء‌ شود. عبارت - با تقديم احترام - گرچه گاهي به كار مي‌رود، يك رويه‌ي قديمي‌ را نشان مي‌دهد كه هنگام امضاء صورتجلسه اساسي نيست.

شكل صورتجلسه. اصول گفته شده در بالا در الگوي زير به صورتجلسه شكل مي‌دهد:

نشست عادي ماهانه‌ي انجمن ال.ام روز پنچ‌شنبه 4 ژانويه‌ي سال _20، رأس ساعت 8:30 بعد از ظهر، در ساختمان انجمن برگزار شد، مقام رياست در سمت خود حاضر بود و دبير نيز حضور داشت. صورتجلسه نشست قبل قرائت شد و با اصلاحاتي به تصويب رسيد.

خزانه‌دار دريافت صورتحسابي از شركت ساختماني «دانز» به مبلغ 5 هزار دلار بابت تعميرات اخير ساختمان انجمن را گزارش داد. پيشنهاد رئيس «كه صورتحساب پرداخت شود» به تصويب رسيد.

آقاي جانسون، كه از سوي كميته‌ي عضويت گزارش مي‌داد،‌ پيشنهاد كرد «كه آقاي جان بران براي عضويت در انجمن تأييد شود». اين پيشنهاد پس از مذاكره به تصويب رسيد.

گزارش كميته‌ي برنامه‌ريزي دريافت و در پرونده قرار گرفت.

كميته‌ي ويژه‌اي كه براي تحقيق و گزارش در مورد تسهيلات مناسب پاركينگ نزديك ساختمان انجمن تعيين شده بود، از طريق رئيس كميته‌ خانم اسميت گزارش خود را ارايه داد، كه، پس از مذاكره و اصلاحات،‌ قطعنامه‌اي به اين شرح به تصويب رسيد: «از آنجا كه . . . [كلمات قطعنامه،‌ شامل اصلاحيه‌هاي آن،‌ پيش از آنكه بر اساس آن عمل شود،‌ عيناً بايد نقل شود].» سپس قطعنامه‌ي مرتبط با استفاده‌ي اعضاء از كتابخانه‌ي انجمن،‌ كه در نشست قبل به تعويق افتاده بود، مورد بررسي قرار گرفت. اين پيشنهاد و اصلاحيه‌ي در دست بررسي آن، پس از آنكه رئيس اعلام كرد سخنران مهمان يك پيام تلفني دريافت كرده كه بايد زودتر جلسه را ترك كند، روي‌ميزگذاري شد.

مقام رياست سخنران مهمان، آقاي جيمز اف. ميشل را كه موضوع سخنراني‌اش _____ بود معرفي كرد.

بعد از خاتمه‌ي سخنراني آقاي ميشل، قطعنامه‌ي مربوط به استفاده‌ي اعضاء از كتابخانه‌ي انجمن روي‌ميزبرداري شد.پس از اصلاح و مذاكرات بيشتر، قطعنامه به اين شرح تصويب شد: «از آنجا كه . . . [عيناً كلمات قطعنامه پيش از رأي‌گيري نهايي نقل مي‌شود».]

آقاي گردان پيشنهاد داد «كه انجمن در املاك كنار درياچه‌ي خود يك اردوي تابستانه براي پسران برگزار كند». آقاي توماس پيشنهاد اصلاحي داد كه كلمه‌ي «محروم»‌ پيش از كلمه‌ي «پسران»‌ افزوده شود. بر اساس پيشنهاد آقاي دورسي، پيشنهاد برگزاري اردوگاه، با پيشنهاد اصلاحي در دست بررسي آن به كميته‌‌ي سه نفره‌ي منصوب از سوي رئيس، با اين دستور كه گزارش آن در نشست بعدي ارايه شود، ارجاع شد. رئيس خانم‌ها فليني، دورسي، و فاين را به عنوان اعضاء اين كميته منصوب كرد.

نشست در ساعت 10:05 خاتمه يافت.

مارگرت دافي. دبير

قرائت و تصويب صورتجلسه. وقتي اجلاس كاري عادي بعدي در فاصله‌ي زماني كم‌تر از يك فصل برگزار شود (بنگريد به ص. 88)، وقتي كه اجلاس طولاني‌تر از يك روز نباشد، و اگر پيش از اجلاس بعدي، در تركيب عضويت تغيير و جا به جايي صورت نگيرد، رويه‌ي مربوط به قرائت و تصويب صورتجلسات به شرح زير خواهد بود:

● صورتجلسه‌ي يك نشست معمولاً در آغاز نشت عادي بعدي، و بلافاصله بعد از دعوت به دستور و هر نوع مراسم افتتاح قرائت و تصويب مي‌شود. يك نشست تعويقي در يك انجمن معمولي صورتجلسه‌ي نشستي را تصويب مي‌كند كه نشست تعويقي را تصويب كرده است؛ صورتجلسه‌ي خود اين نشت در نشست تعويقي بعدي يا در نشست عادي بعدي، هر كدام كه زودتر برگزار شوند، تصويب مي‌شود. يك نشست خاص [3] صورتجلسه‌ را تصويب نمي‌كند، و صورتجلسه‌اش در نشست عادي بعدي به تصويب خواهد رسيد.

● اصلاحيه‌‌ها، اگر وجود داشته باشد، و تصويب صورتجلسه معمولاً با توافق عمومي صورت مي‌پذيرد. رئيس قرائت صورتجلسه را درخواست مي‌كند، از اصلاحيه‌ها مي‌پرسد، و سپس، همانطور كه در صفحه‌هاي 343 تا 344 نشان داده شده، تصويب آن‌ها را اعلام مي‌كند.

● با رأي اكثريت و بدون مذاكره، مي‌توان از قرائت صورتجلسه صرف‌نظر كرد،‌ يعني، در زمان معمول آن را قرائت نكرد. اگر از قرائت صورتجلسه صرف‌نظر شود، (با اكثريت آراء بدون مذاكره)‌ مي‌توان در هر زمان ديگري در جريان همان نشست، وقتي كاري در دست بررسي نباشد،‌ آن را در دستور قرار داد؛ و اگر به اين ترتيب پيش از ختم جلسه مورد بررسي قرار نگرفت،‌ اين صورتجلسه بايد در نشست بعدي و پيش از قرائت صورتجلسه‌ي بعدي قرائت شود. اگر اين تمايل وجود داشته باشد كه صورتجلسه بدون قرائت آن به تصويب برسد، ضروري است كه براي اين منظور پيشنهاد تعليق قواعد تصويب شود.

● پيش‌نويس صورتجلسه‌ي نشست قبلي همراه با اطلاعيه‌ي فراخوان مي‌تواند از پيش براي تمام اعضاء ارسال شود. در چنين موردي، فرض مي‌شود كه اعضاء از اين فرصت براي مطالعه‌‌ي آن‌ها استفاده خواهند كرد،‌ و ديگر نيازي به قرائت آن‌ها در مجمع نخواهد بود‌ مگر آنكه چنين درخواستي مطرح شود. با اين همه،‌ اصلاح و تصويب صورتجلسه طبق معمول صورت مي‌گيرد. در چنين موردي بايد توجه شود نسخه‌ي رسمي كه در كتاب صورتجلسات قرار مي‌گيرد شامل تمام اصلاحيه‌هايي باشد كه اعمال شده‌اند و هيچ كدام از نسخه‌هاي متعددي كه بين اعضاء توزيع شده معتبر نيستند(نيز بنگريد به ص. 344).

وقتي اجلاس كاري عادي بعدي در فاصله‌ي زماني يك فصل برگزار نشود (بنگريد به ص. 88)، و اجلاس بيش از يك روز طول نكشد، يا در سازماني كه در تركيب عضويت آن تغيير يا جايگزيني صورت پذيرد، هيأت اجرايي يا يك كميته‌ي انتصابي براي اين منظور بايد مجاز باشد صورتجلسه را تصويب كند. اين واقعيت كه صورتجلسه در نشست بعدي براي تصويب قرائت نمي‌شود مانع نخواهد شد كه عضوي براي كسب اطلاعات يك قسمت مورد نظر از صورتجلسه را قرائت كند؛ و نيز در چنين مواردي مانعي براي مجمع وجود ندارد تا به اين خاطر كه صورتجلسه پيشتر تصويب شده اصلاحيه‌هاي اضافي اعمال كند (بنگريد به سومين بند زير).

در اجلاس‌هاي بيش از يك روز، مانند كنوانسيون‌ها، صورتجلسات‌ نشست‌هايي كه روز پيش برگزار شده در ابتداي هر روز كاري بعد از روز نخست، قرائت و تصويب مي‌شود (و صورتجلساتي كه پيشتر تصويب نشده‌اند بايد پيش از آخرين ختم جلسه قرائت شوند) - مگر آنكه كنوانسيون اجازه‌ي تصويب صورتجلسات در زمان بعد را به هيأت اجرايي يا يك كميته تفويض كند. وقتي صورتجلسات تصويب مي‌شوند، عبارت «تصويب شد» با تاريخ و امضاء دبير بايد زير آن‌ها نوشته شود.

اگر وجود يك خطا يا از قلم‌افتادگي در صورتجلسه‌‌ي مصوب - حتي سال‌ها پس از تصويب - محرز شود،‌ صورتجلسه را مي‌توان با طرح پيشنهاد اصلاح مصوبه (35)، كه به دو سوم آراء، يا به اكثريت آراء با اطلاع قبلي، يا اكثريت كل اعضاء‌ و يا به توافق عمومي نياز دارد، اصلاح كرد.

انتشار صورتجلسه. وقتي قرار است صورتجلسه‌اي منتشر شود،‌ علاوه بر اطلاعاتي كه پيشتر خاطر نشان شد،‌ بايد فهرست سخنرانان هر يك از طرفين هر پيشنهاد،‌ همراه با خلاصه‌ يا متني كه ايراد كرده‌‌اند،‌ كه در اين مورد به آن‌ها «خلاصه‌ي مذاكرات»‌ يا «خلاصه‌ي مباحثات» و از اين قبيل مي‌گويند، در آن‌ها گنجانده شود. ‌در چنين مواردي دبير بايد يك دستيار داشته باشد. وقتي قرار است مشروح مذاكرات انتشار يابد،‌ مانند مذاكرات بعضي از كنوانسيون‌ها،‌ دستيار دبير بايد يك گزارشگر تند‌نويس يا يك تكنيسين گزارشگر باشد. مقام رياست هم بايد مراقبت كند تا هر كسي كه نوبت صحبت گرفت خودش را به صورت كامل معرفي كند. تحت اين شرايط معمولاً ضروري است كه اعضاء از بلندگو استفاده كنند. گزارش كميته‌ها بايد دقيقاً همانگونه كه تقديم شده چاپ شوند، صورتجلسه بايد واكنش مجمع در برابر اين گزارش‌ها را نشان دهد؛ يا صورتجلسه همراه با اضافاتي به صورت حروف كج منتشر شود يا بخش‌هاي خط‌خورده در داخل پرانتز قرار بگيرند، در اين مورد يك يادداشت حاكي از اين معنا بايد جلو گزارش يا قطعنامه گنجانده شود.

گزارش مقامات

در اصل، تمام گزارش‌هاي مقامات يك انجمن بخشي از وظايف مديريتي است كه اين مقامات به خاطر مقررات مندرج در آئين‌نامه‌ها يا ديگر قواعد برعهده دارند. به بيان دقيق‌‌تر، در يك مجمع صرفاً مشورتي، مقامات گزارشي نمي‌دهند.

در يك انجمن سازمان‌يافته، آئين‌نامه‌ها مي‌توانند هر يك از مقامات اصلي را به ارايه‌ي گزارش از فعاليت‌ سالانه‌ي خود در نشست سالانه ملزم سازند (9).گزارش مقامات بي‌درنگ پس از قرائت و تصويب صورتجلسه ارايه خواهد شد.

گزارش مقامات اجرايي. رئيس و نائب‌رئيس، علاوه بر گزارش‌هاي سالانه شايد بخواهند يا لازم شود هر از گاه در مورد فعاليت‌هاي خود در ارتباط با وظايف اجرايي گزارشي ارايه دهند. چنين گزارش‌هايي معمولاً با هدف اطلاع‌رساني صرف ارايه مي‌شود، اما گاهي شامل توصيه‌هايي براي اقدام از سوي مجمع هستند. در هر دو مورد، گزارش‌ها بايد به طور كلي با قواعد راجع به شكل، محتوا، و نظم كه حاكم بر گزارش‌هاي كميته هستند منتطبق باشند (51). پيشنهاد براي تصويب يا اجراي هر توصيه‌اي بايد از طريق صحن و به وسيله‌ي يك عضو به جز مقام گزارش دهنده ارايه شود.

گزارش خزانه‌دار. در هر نشست انجمن، رئيس ممكن است «گزارش خزانه‌دار» را درخواست كند، و اين گزارش مي‌تواند فقط بيان شفاهي تراز نقدي - يا بدهي‌هاي پرداخت نشده باشد. چنين گزارشي نيازي به اقدام مجمع ندارد.

به علاوه،‌ خزانه‌دار بايد يك گزارش مالي سالانه، و در بعضي انجمن‌ها گزارش‌هاي بيشتر، تهيه كند. گزارش سالانه هميشه بايد حسابرسي شود. اين گزارش حساب‌ها را تا آخرين روز سال مالي، اگر تعيين شده باشد، يا روز 31 دسامبر اگر سال مالي ديگري در آئين‌نامه‌ها مشخص نشده باشد،‌ تنظيم مي‌كند.

شكل و محتواي گزارش مالي. بهترين شكل گزارش مالي به شرايط خاص،‌ مانند اندازه و نوع انجمن، ماهيت فعاليت‌ها،‌ تناوب گزارش‌دهي‌ها و از اين قبيل بستگي دارد. شكل مورد استفاده بايد الگوي گزارش‌هاي بعدي در يك سازمان قرار بگيرد. در هر حال، چون گزارش مالي براي اطلاع‌ اعضاء تهيه مي‌شود، نبايد شامل جزئياتي مانند تاريخ و پرداخت‌هاي جداگانه باشد كه مانع درك گزارش مي‌شوند. الگوي مختصر زير شكل مناسبي براي بيشتر انجمن‌هاي كوچك است كه امور مالي آن‌ها ساده و بيشتر نقدي است.

- گزارش خزانه‌دار انجمن ال.ام
- براي سال مالي منتهي به 31 دسامبر سال __20

مانده‌ي نقدي اول ژانويه __20 - 1.253.25 $
دريافتي‌ها - -
حق عضويت‌ها 630.00 $ -
درآمد كباب بهاره 296.75 -
جريمه‌ها 12.00 -
كل دريافتي - 938.75
كل - 2.192.00$
پرداختي‌ها - -
اجاره سالن 500.00$ -
دستمزد خدمات نگهباني 175.00 -
چاپ و نوشت‌افزار 122.40 -
هزينه‌ي پست 84.00 -
كل پرداختي‌ها - 881.40$
مانده‌ي‌نقدي در اول دسامبر __20 - 1.310.00
كل - $2.192.00

ريچارد لارسون. خزانه‌‌دار

حسابرسي و تأييد شد.
- كولين بارك
- راندولف چالر
- كميته‌ي حسابرسي

در سازمان‌هايي كه امور مالي آن‌ها پيچيده‌تر باشد، دفاتري براي حسابداري دو طرفه لازم خواهد بود. چنين نظامي بايد با كمك يك حسابدار مستقر شود و گزارش مالي بايد شامل ترازنامه‌‌اي باشد كه دارايي‌ها، بدهي‌ها، و نقدينگي (يا حق سهم اعضاء) را نشان دهد، همراه با اظهارنامه‌ي درآمد شبيه آنچه كه در بالا آمد، البته بدون مانده‌ي نقدي اول و ‌آخر سند. در صورت نياز، اظهار‌نامه‌‌هاي ديگر عبارتند از اظهارنامه‌ي تغيير سهام اعضاء، اظهارنامه‌ي منابع و درخواست نقدينگي، و پيش‌بيني نقدينگي. نظام حسابداري مي‌تواند نقدي يا تعهدي باشد و معمولاً بايد توسط حسابدار بررسي يا حسابرسي شود.

اقدام در مورد گزارش مالي. گزارش مالي خزانه‌دار نيازي به پذيرش از سوي مجمع ندارد مگر آنكه، مانند گزارش سالانه، از اهميت كافي برخوردار باشد كه به حسابرسان ارجاع شود. در مورد اخير، گزارش حسابرسان است كه مورد تأييد مجمع قرار مي‌گيرد. بنا بر اين گزارش مالي خزانه‌دار بايد خيلي زودتر براي حسابرسي آماده شود تا پيش از نشست مجمع تكميل شده باشد.

وقتي مبالغ حسابداري بسيار بزرگ و گزارش‌ها پيچيده باشند، يا وقتي كه همكاران سازمان درخواست كنند، خوب است كه حسابرسي از سوي حسابرسان مستقل و با صلاحيت صورت پذيرد. اما در انجمن‌هاي معمولي و در آن‌ها كه هزينه‌هاي افراد حرفه‌اي را نمي‌توان توجيه كرد، اين روش عملي است كه گزارش‌هاي مالي توسط كميته‌اي متشكل از دو عضو انجمن يا بيشتر حسابرسي شوند و اگر كميته‌اي دائمي حسابرسي وجود ندارد اين افراد زودتر منصوب شوند. در بعضي از سازمان‌ها گزارش‌هاي مالي توسط مقام‌هاي انتخابي كه به عنوان «امناء» شناخته مي‌شوند،‌ حسابرسي مي‌شود. وقتي يك بررسي حرفه‌اي مورد نظر باشد اما سازمان يك حسابرسي كامل را لازم نداشته باشد، يك «مرور» (به جاي «حسابگرداني») توسط يك حسابدار مي‌تواند رسيدگي كافي و تأييد‌يه مورد نياز سازمان را تأمين كند. اگر گزارش حسابرسان فقط شامل تأييد گزارش مالي باشد - با اين مضمون كه صحت گزارش تأييد مي‌شود، همانطور كه در الگوي بالا نشان داده شده است - خزانه‌دار مي‌تواند پس از آنكه گزاش خودش را تقديم كرد فقط همين تأييديه را قرائت كند. پس از آنكه خزانه‌دار گزارش خود را به مجمع ارايه داد (و پس از گزارش‌هاي جزئي كه از سوي رئيس كميته‌ي حسابرسي ارايه مي‌شود،‌ اگر چنين كميته‌اي وجود داشته باشد)، رئيس گزارش حسابرسان را به رأي مي‌گذارد. تصويب گزارش حسابرسان به معناي برداشتن مسؤليت از عهده‌ي خزانه‌دار بابت دوره‌‌اي است كه گزارش به آن پرداخته است، مگر در مورد تقلب.

اگر خزانه‌دار گزارش سالانه‌ يا سايرگزارش‌هاي مالي غيرحسابرسي شده ارايه دهد كه آئين‌نامه‌‌ها حسابرسي آن‌ها را مقرر كرده باشند، و اگر يك كميته‌ي دائمي حسابرسي وجود داشته باشد يا حسابرسان از پيش به نحوي مشخص شده‌ باشند، رئيس بدون انتظار براي دريافت يك پيشنهاد بعد از قرائت گزارش از سوي خزانه‌دار، بي‌درنگ مي‌گويد: «گزارش به كميته‌ي حسابرسي [يا «به حسابرسان» يا «به امناي حسابرس»] ارجاع مي‌شود». اگر حسابرسي تعيين نشده باشد، رويه مناسب تصويب پيشنهادي مبني بر ارجاع گزارش به يك كميته‌ي حسابرسي است كه بايد طبق يكي از روش‌هاي توصيف شده در 50 تشكيل شود.

گزراش‌هاي ساير مقامات. ساير مقامات آنطور كه در آئين‌نامه‌ها مقرر شده، مانند مورخ يا كتابدار، نيز مي‌توانند فرصتي براي ارايه‌ي گزارش به مجمع داشته باشند. اين گزارش‌ها معمولاً سالانه تهيه مي‌شوند و مانند گزارش مقامات اجرايي، عموماً براي اطلاع‌رساني صرف هستند. با اين وجود، اين گزارش‌ها مي‌توانند حاوي توصيه‌هايي باشند كه انتظار مي‌رود مجمع براساس آن‌ها دست به اقدامي بزند. اگر قرار است كه گزارش به يك سند رسمي دائمي سازمان تبديل شود، بايد به صورت رسمي از سوي مجمع تصويب شود. بنا بر اين، به عنوان نمونه، گزارش‌هاي تاريخي كه از سوي مورخ تهيه مي‌شود به بخشي از تاريخ رسمي انجمن تبديل نخواهد شد مگر آنكه مجمع به صورت رسمي، با اعمال تغييرات دلخواه، پس از ارايه‌ي آن‌ها از سوي مورخ، تصويب اشان كند.

در متن فوق، شمار‌ه‌ي صفحه‌ها به كتاب اصلي انگليسي ارجاع مي‌كنند و پس از آماده‌سازي كتاب براي چاپ فارسي اصلاح خواهند شد.

شماره‌‌هاي پررنگ (بولد) به قسمت‌هاي كتاب اشاره دارند (61 قسمت) كه بيش از سه چهارم آن‌ها تا اين تاريخ (13 آبان 1389) به فارسي ترجمه شده است.

مترجم.

[1] journal

[2] موارد خاصي وجود دارد كه در آن‌ها يك پيشنهاد اصلي تحت شرايطي پس گرفته مي‌شود كه پيشنهادي را در صورتجلسه الزامي مي‌سازد. در چنين موردي، فقط همانقدر اطلاعات بايد در صورتجلسه گنجانده شود كه لازم است تا جزئيات مورد نياز را بازتاب دهد.به عنوان نمونه هنگامي كه در يك نشست، يك پيشنهاد اصلي مبني بر نظام نامه‌ي خاص براي نشست بعدي مطرح شود، يا يك پيشنهاد اصلي پس از يك بررسي طولاني به نشستي موكول شده باشد كه در آن با توافق عمومي پس گرفته شده باشد، اقدام در نشست اول هميشه بايد ثبت شود، و پس‌گيري در نشست دوم بايد براي تكميل صورتجلسه ذكر شود.

[3] 1. special meeting. نشست خاص، در زمان پيش‌بيني شده براي نشست‌هاي عادي برگزار نمي‌شود. از اين نظر نشست خاص شبيه مجمع فوق‌العاده در ايران است اما اختيارات مجمع عادي و خاص يكي است.


اسناد پيوسته

متن چاپ سپاري قسمت 47 و 48 كتاب «نظام‌نامه‌ انجمن»‌

4 نوامبر 2010
سند : PDF
205.3 kb

ويرايش دهم سال 2000 و در 800 صفحه


پذيرش سايت | تماس | نقشه ى سايت | | آمار سايت | بازديد كنندگان : 733 / 403715

 پيگيرى فعاليت سايت fa   پيگيرى فعاليت سايت كارآمدسازي تشكل‌هاي كارفرمايي   پيگيرى فعاليت سايت قانون پارلمان: قواعد بازي دموكراسي   ?    |    سايتهاى پيوندى OPML   ?

سايت با اسپيپ درست شده است 2.1.12 + AHUNTSIC

Creative Commons License