روش استاندارد تدوين اساسنامه

بخش هيجدهم

آئين‌نامه

§56 - محتواي و تركيب آئين‌نامه

اهميت و ماهيت آئين‌نامه

اساسنامه و/يا آئين‌نامه‌ي يك انجمن [1]، همانگونه كه دربخش 2 توضيح داده شد، قواعد اساسي خود انجمن در رابطه با خودش به مثابه يك سازمان را در بر‌مي‌گيرد، به جز آنچه كه بايد در منشور شركتي يك انجمن به ثبت رسيده مندرج باشد. بر اساس آنچه كه انجمن‌هاي معمولي [2] امروزي ترجيح مي‌دهند، اساسنامه و آئين‌نامه - كه روزگاري جدا بودند - يك سند را تشكيل مي‌دهند كه در اين كتاب به آن آئين‌نامه گفته مي‌شود(هرچند بعضي سازمان‌ها آن را اساسنامه مي‌نامند، يا - به رغم آنكه يك سند بيشتر نيست - به آن اساسنامه و آئين‌نامه مي‌گويند). بيان دقيق خصوصيات اساسي آئين‌نامه، در معناي يك سند نوع تركيبي آن،‌ و رابطه‌اش با انوع ديگر قواعدي كه يك سازمان ممكن است داشته باشد در بخش2 ارايه شده است، كه بايد در ارتباط با اين بخش قرائت شود. چون آئين‌نامه در اين معنا مهم‌ترين قواعدي است كه يك سازمان بايد براي خودش تدوين كند، و چون بعضي ملاحظات كه بر ساختار آئين‌نامه به مثابه سندي واحد و نه مجموعه‌اي از قواعد جداگانه،‌ تأثير مي‌گذارند، بايد مورد توجه قرار بگيرند، در ادامه جزئيات بيشتري مطرح مي‌شود.

محتواي آئين‌نامه بر حقوق و تكاليف اعضاء يك سازمان، اعم از اينكه در مجمع عمومي حاضر باشند يا غائب، و بر ميزان كنترلي كه اعضاء عادي بر امور انجمن ِاعمال مي‌كنند، تأثير مهمي دارد. به جز آن دسته از قواعد انجمن كه ممكن است به نحو ديگري تدوين شوند، مجمع انجمن(يعني، اعضاء‌ حاضر در يك نشست عادي يا نشست‌هايي كه به شيوه‌ي مناسب فراخوان شده باشند) قدرت كامل و انحصاري دارد كه از سوي كل انجمن عمل كند، و اين كار را با اكثريت آراء انجام دهد. هر نوع تفويض اختيار محدود يا دائم قدرت مجمع در ارتباط با انجمن به مثابه يك كل، فقط طبق آئين‌نامه- يا طبق منشور شركتي يا اساسنامه‌ي جداگانه- اگر وجود داشته باشند، امكان‌پذير است.

كميته‌ي تدوين آئين‌نامه

انتصاب كميته. معمولاً كميته‌ي تدوين آئين‌نامه در نخستين نشست سازماني هنگامي كه انجمن جديدي در دست تأسيس است، همانگونه كه در 54 توضيح داده شد، تعيين مي‌شود يا، اگر يك انجمن موجود بخواهد آئين‌نامه‌ي خود را مورد بازنگري كامل قرار دهد، درست مانند هر يك كميته‌ي ويژه مي‌تواند در هرنشت عادي تشكيل شود.

كميته‌ي تدوين آئين‌نامه‌ي پيشنهادي معمولاً بايد بزرگ باشد، و بايد بيشترين افراد فرهيخته‌ي در دسترس را، كه نسبت به قواعد انجمن علاقه‌ي ويژه‌اي دارند، و كسان ديگري را كه هنگام بحث در مورد تصويب آئين‌نامه احتمالاً وقت زيادي خواهند گرفت، در بربگيرد. افراد دست به قلم نيز بايد عضو كميته باشند مگر آنكه قرار باشد يك پارلمانتارين پروفشنال عملاً پيش‌نويس را تعيين كند. حتي اگر اعضاء اين كميته پيش‌نويس را تهيه كنند، يك پارلمانتارين مي‌تواند به عنوان يك مشاور دستيار خوبي باشد.

كميته بايد با توجه به ملاحظات صفحه‌ي 40-539 و در صورتي كه احتمال ثبت انجمن مي‌رود با يك وكيل نيز مشاوره كند. اگر قرار است انجمن به ثبت برسد،‌ كميته اطلاعات لازم براي تهيه‌ي پيش‌نويس منشور ثبتي را، كه آئين‌نامه بايد با آن هماهنگ باشد، در اختيار وكيل قرار مي‌دهد. كميته بايد اين منشور را پيش از ارايه به مجمع بررسي كند.

مباحث اوليه؛ عوامل مؤثر بر محتواي آئين‌نامه. كميته معمولاً كار خود را- با حضور كل كميته - با بحث كلي در مورد نكات مورد نظر در آئين‌نامه شروع مي‌كند. در كنار بررسي آئين‌نامه‌ موجود(مورد بازنگري آئين‌نامه)، مطالعه‌ي آئين‌نامه‌هاي تعدادي از انجمن‌هاي مشابه، يا در صورت امكان-شعبه‌هاي ديگر همان انجمن ملي يا ايالتي-نيز مفيد است. با اين همه، پيش از آنكه مواد آئين‌نامه‌هاي اسناد ديگر به عنوان الگو مورد استفاده قرار بگيرد، تفاوت‌هاي احتمالي بين وضعيت سازمان‌هاي ديگر با سازماني كه آئين‌نامه‌اش در دست نگارش است بايد با دقت تحليل شود.

اگر واحدي كه آئين‌نامه‌‌ي آن در دست تدوين است زيرمجموعه‌ي يك سازمان مادر يا يك تشكل عالي‌تر است، مانند يك انجمن ملي يا ايالتي(يا هر دو)، يا يك فدراسيون، مقررات آئين‌نامه‌‌هاي تشكل‌هاي سطوح بالاتر در مورد بخش‌هاي زيرمجموعه بايد مورد توجه قرار بگيرد. آئين‌نامه‌ي يك واحد زيردستي بايد فقط در موارد بايسته با آئين‌نامه‌هاي يك تشكل بالادستي منطبق باشد. به عنوان نمونه، اگر تشكل مافوق اندازه‌ي اعضاء شعبه‌ي خود را به 200 نفر محدود كرده باشد، آئين‌نامه بايد اين محدوديت را قيد كند يا رقم كم‌تري را مشخص سازد. اما واحد مادون نبايد مقرراتي را از اسناد ديگر تصويب كند كه كاربرد محلي ندارند، و آئين‌نامه‌ي تشكل مافوق نبايد چنين اجازه‌اي را بدهد.

براي اعطاء آزادي عمل بيشتر به سازمان در چارچوب هدف‌هايش، آئين‌نامه نبايد موانع و جزئيات بيش از حد ضروري را تعيين كند.

توصيف مواد اساسي آئين‌نامه كه از صفحه 553 [متن اصلي .م] شروع مي‌شود خصوصيات اجمالي چارچوبي را ارايه مي‌دهد كه تحت آن نيازهاي خاص يك انجمن بايد در تعيين محتواي آئين‌نامه‌اش مورد توجه قرار بگيرد. نمونه‌اي از يك آئين‌نامه‌ي تيپ كه بايد از سوي يك انجمن كوچك محلي مستقل تصويب شود از ابتداء صفحه 565 ارايه مي‌شود. چنين نمونه‌اي فقط مي‌تواند نشان دهد كه سندي از اين دست چگونه تركيب مي‌شود، با اين وجود، و متناسب با هر سازمان خاص، مقررات بايد تغيير كند و مقررات اضافي بايد گنجانده شود يا مقررات غيرلازم بايد حذف شوند.

پيش‌نويسيِ آئين‌نامه؛ تشكيل زيركميته‌(ها). پس از كنفرانس‌هايي پيرامون نكات پيش‌گفته، كميته بايد يك زيركميته‌‌ي تهيه‌ي پيش‌نويس، يا اگر آئين‌نامه طولاني و پيچيده باشد، چند زيركميته هر كدام براي تهيه‌ي تعدادي از مواد آئين‌نامه تشكيل دهد. بعداً زيركميته‌ي ديگري براي حذف ناسازگاري‌ها، يك‌سان سازي سبك، و تضمين اينكه، تا حد امكان، هر موضوع مرتبط با يك چيز خاص در يك محل يا در مواد مناسب گنجانده‌ شده‌اند، لازم خواهد شد.

تركيب آئين‌نامه تا حدودي با حروفنگاري نگارش اوليه‌، كه در آن بيشترين توجه بر وضوح و دقت در انتخاب كلمه‌ها، ساختار جمله‌ها، و نقطه‌گذاري است، تفاوت دارد. در آئين‌نامه‌ها، مانند هر نوع سند حقوقي ديگر، هر نوع نقطه‌گذاري‌اي تأثير مهمي دارد؛ و آنچه كه حذف مي‌شود به اندازه‌ي آنچه كه مي‌آيد مهم است. قطعيت معنا و كاربرد از رواني متن اهميت بيشتري دارد و اگر تحقق هر دو ممكن نشود دومي را بايد فدا كرد. هر جمله بايد به نحوي نوشته شود كه استناد كردن آن به متن غيرممكن باشد؛ يعني، معناي كامل آن بايد بدون ارجاع به جمله‌هاي پيش يا پس روشن باشد، يا بايد به نحوي واژه‌بندي شود كه خواننده را ناگزير سازد به عبارات آغازين پيوسته به جمله رجوع كند: «هر عضوي كه انتخاب شد. . . ». استثناء‌ها يا تبصره‌ها بايد حتي‌المقدور در همان جمله‌ي مربوطه بيايند- كه اغلب مي‌تواند با جمله‌هاي پاياني با عبارات آغازيني از اين دست همره شود: «به استثناء. . . » يا «به شرط اينكه . . . ». جايي كه چنين فني كاربرد نداشته باشد، يك جمله دست كم بايد يك اشاره يا يك ارجاع به استثناءهاي كاربرد خود داشته باشد- مانند «جز مورد ماده‌ي شش، بخش دوم اين آئين‌نامه، مسؤلان بايد . . . ». مقرراتي كه ماهيت موقت دارند يا به روش‌هاي انتقال از آئين‌نامه‌ي قديم به آئين‌نامه‌ي بازنگري شده مرتبط هستند نبايد در آئين‌نامه ذكر شوند(بنگريد ص.79- 578).

در ارتباط با گنجاندن مقرراتي با ماهيت نظام‌نامه‌اي در آئين‌نامه‌ها بنگريد به صفحه‌‌هاي 16 تا 17[متن اصلي كتاب.م].

بازنگري انتقادي از سوي تمام كميته. پس از آنكه نخستين پيش‌نويس آئين‌نامه‌ آماده شد، بايد از سوي كل كميته مورد بازنگري انتقادي قرار بگيرد. تأثير همه‌جانبه‌ي احتمالي هر ماده‌اي بايد ارزيابي شود،‌ و توجه ويژه‌اي بايد معطوف حذف هر نوع ناسازگاري و ابهام باقي مانده شود. بسيار بهتر است كه زمان كافي صرف بررسي آئين‌نامه پيش از تصويب آن شود تا اينكه اصلاح سريع آن ضرورت پيدا كند.

ارايه‌ي گزارش. پس از تصويب آئين‌نامه‌ي پيشنهادي از سوي كميته، گزارش كميته به مجمع ارايه مي‌شود و به صورت بند بند و ماده به ماده مورد بررسي قرار مي‌گيرد، و هرگاه يك ماده از بيش از يك بخش تشكيل شده باشد، بخش به بخش بررسي خواهد شد. روش كار در صفحه‌هاي 42-542 و در قسمت 28 توصيف شده است به جز اينكه:

الف) به ويژه در مورد بازنگري آئين‌نامه، پيشنهاد تصويب آن‌ها مي‌تواند شامل مقررات مرتبط با دوره‌ي انتقال باشد، آنگونه كه در صفحه‌ي 79-578 توصيف شد؛ و

ب)‌ بازنگري آئين‌‌نامه‌ها با رأي مورد نياز براي اصلاح آن‌ها به تصويب مي‌رسد(ص64-562)، در حاليكه آئين‌نامه‌اي كه انجمني را ايجاد مي‌كند با اكثريت آراء تصويب مي‌شود.

در جريان ارايه گزارش كميته‌ي آئين‌نامه به مجمع، رئيس كميته بايد هر بخش را توضيح دهد- و در مورد بازنگري آئين‌نامه- بايد روشن سازد كه در هر ماده چه چيزي جديد است يا با ماده‌ي مشابه در اساسنامه‌ي موجود چه تفاوت‌هايي دارد.

محتواي مواد آئين‌نامه

مواد اساسي آئين‌نامه. در حاليكه تعداد مواد آئين‌نامه‌ به اندازه و اقدامات سازماني كه آن‌ها را تصويب مي‌كند بستگي مي‌يابد، و در بعضي موارد تعدادي بيش از آنچه كه در ادامه آمده مورد نياز خواهد بود، سازمان‌هاي متوسط تعداد مواد ارايه‌ شده در زير را كافي خواهند يافت. توصيف مقررات مندرج در اين مواد، هرچند كامل نيست، در چارچوب‌بندي آئين‌نامه كمك مي‌كند.

ماده يك: نام. در انجمن‌هاي ثبت نشده، نام كامل، دقيق و با املاء درست بايد قيد شود. با اين همه، در انجمن‌هاي ثبتي يا در انجمن‌هايي كه اساسنامه‌هاي جداگانه دارند، آئين‌نامه مي‌تواند نام انجمن را حذف كند، چرا كه نام رسمي سازمان در منشور ثبتي يا اساسنامه قيد مي‌شود. اگر نام انجمن در هر دو سند بيايد، و تفاوتي بين آن‌ها بروز كند، نامي كه در سند مافوق ذكر شده رسمي است.

ماده دو: هدف. در انجمن‌هاي غيرثبتي، هدف انجمن بايد در يك جمله‌ي مختصر بيان شود، جنبه‌ها يا مراحل مختلف به ترتيب نوشته و با نقطه‌ويرگول از هم جدا مي‌شوند. اين عبارت در كاربرد بايد كلي باشد، چرا كه چارچوبي را ارايه مي‌دهد كه در نشست‌هاي انجمن تحت همان چارچوب مسائل طرح و بررسي مي‌شوند- طرح مسائلي خارج از هدف انجمن مستلزم اجازه‌ي دو سوم آراء است. به خاطر همان دليلي كه در اشاره به نام انجمن در بالا گفته شد، اين ماده نيز مي‌تواند در انجمن‌هايي كه به ثبت مي‌رسند يا اساسنامه جداگانه دارند از آئين‌نامه حذف شود. بعضي انجمن‌ها ترجيح مي‌دهند هدف خود را به جاي ماده در مقدمه‌ي آئين‌نامه اعلام كنند، در اين حالت، مقدمه پيش از ماده‌ي يك قرار مي‌گيرد و شماره‌ي ساير موادي كه در ادامه‌ مي‌آيد در صورت لزوم اصلاح مي‌شود. اين وسيله به ويژه براي انجمن‌هايي كه سال‌ها پيش به ثبت رسيده‌اند و منشور ثبتي آن‌ها هنوز هدف‌ انجمن را با لحن مدرن يا خصوصيت امروز بيان نكرده باشد مفيد خواهد بود.

ماده سه: اعضاء. معمولاً ماده‌ي مربوط به اعضاء از چند بخش تشكيل مي‌شود و به عنوان نمونه، اين موضوع ها را در بر مي‌گيرند:

1) انواع عضويت - مانند «عضو فعال»، «عضو وابسته» و از اين قبيل- با اعلام تفاوت‌هاي آن‌ها،‌ و محدوديت‌هاي هر دسته.

2) شرايط احراز عضويت، همراه با رويه‌هاي درخواست و پذيرش عضويت، شامل روش بررسي و اخذرأي در مورد تقاضا‌هاي عضويت. در صورتي كه الزام‌هاي مالي اعضاء پيچيده باشد، يك بخش از اين ماده نيز بايد اين شرايط را اعلام كند؛

3) حق عضويت و حق وروديه لازم، تاريخ(ها)ي پرداخت(اعم از سالانه، شش‌ماهه، سه‌ماهه، و غيره)، زمان و رويه‌ي صدور اطلاعيه‌ به اعضاء بدهكار، و مدتي كه پس از آن عضويت به خاطر عدم پرداخت سلب مي‌شود. پيش از آنكه عضوي به خاطر اين بدهكاري‌ها و تحت مقرراتي سرانجام لغو عضويت شود، حق رأي وي را نمي‌توان سلب كرد مگر انكه آئين‌نامه مقرر كرده باشد. اعضاء را نمي‌توان براي پرداختي علاوه بر ميزان تعيين شده بدهكار كرد مگر آنكه آئين‌نامه مقرر كرده باشد. اگر مقررات لازم در ارتباط با الزام‌هاي مالي اعضاء نسبت به انجمن پيچيده‌تر از آن باشد كه در يك بخش بيان شود، چنين مقرراتي مي‌توانند در ماده‌ي جداگانه‌ بعدي اعلام شوند.

بعضي از سازمان‌ها حضور در درصدي از نشست‌ها يا حداقل تعيين شده‌اي از مشاركت در فعاليت‌هاي انجمن را به عنوان شرط تداوم عضويت الزامي اعلام مي‌كنند؛ اين شرايط نيز فقط وقتي در آئين‌نامه قيد شوند الزام‌آور خواهند بود. گاهي اوقات اين ماده مقررات مربوط به (5) استعفاء؛ و (6) اعضاء افتخاري را نيز در بر مي‌گيرد(بنگريد: ص447- متن اصلي كتاب.م)

ماده چهار: مسؤلان. همانگونه كه در قسمت 47 گفته شد، هر انجمني بايد در اين ماده‌ي آئين‌نامه‌ي خود مسؤلان مورد نياز، از جمله‌ مسؤلان افتخاري، و كساني را كه بايد انتخاب يا منصوب شوند، مشخص كند. مسؤلان به ترتيب فهرست ذكر مي‌شوند، به نحوي كه رئيس بايد اولين نام باشد، نائب رئيس يا نائب اول رئيس نفر بعدي است(مگر آنكه انجمن رئيس منتخب هم داشه باشد؛ بنگريد: ص.441. متن اصلي.م)، و به همين ترتيب. مديران معمولاً در گروه مسؤلان دسته‌بندي مي‌شوند.

معمولاً آنچه كه لازم است در مورد وظايف مسؤلان گفته شود(جداي از ارجاع‌هاي گه‌گاهي در مواد ديگر، كه به وظايف خاص مربوط مي‌شود) مي‌تواند در بخشي گنجانده شود كه مسؤلان را مشخص مي‌كند،‌ با اين مضمون كه: «اين مسؤلان وظايفي را كه اين آئين‌نامه و مرجع پارلماني مصوب انجمن مقرر كرده‌اند،‌ اجرا خواهند كرد». با اين حال، در مواردي كه وظايف فوق‌العاده‌ مسؤلان متعدد باشد ماده‌ي جداگانه‌اي با عنوان «وظايف مسؤلان» در ادامه‌ي اين ماده قيد مي‌شود و وظايف هر مسؤلي را در بخش‌ جداگانه برمي‌شمرد. جسن چنين رويه‌اي اين است كه اطلاعات مربوطه را در يك جا جمع مي‌كند، اما منجر به تكرار شده و گاهي ممكن است سبب بروز مشكلات ناشي از تفسير شود. هنگام نوشتن اين ماده بايد كاملاً توجه كرد كه هيچ وظيفه‌اي جا نيافتد، چرا كه اشاره به عدم لزوم يك وظيفه مي‌تواند به عنوان قصور قرائت شود. به همين خاطر، اگر قرار است چنين ماده‌اي گنجانده شود، خوب است كه بخش مربوط به هر سمت با چنين عبارتي بسته شود: «. . . و ساير وظايف مربوط به اين سمت آنگونه كه در مرجع پارلماني مصوب انجمن قيد شده است».

روش نامزد كردن مسؤلان(بنگريد به 46) مي‌تواند در بخشي از اين ماده توصيف شود؛ در فقدان چنين شرطي يا نبود سنت جا افتاده در انجمن، نامزدهااز سوي افراد حاضر در نشست يا به روش ديگري كه انجمن هنگام برگزاري انتخابات خود به آن رأي مي‌دهد، معرفي مي‌شوند(نيز بنگريد به 31). اگر در آئين‌نامه كميته‌ي معرفي نامزد پيش‌بيني شده باشد و اين كميته «نامزدهاي سمت‌ها» را معرفي مي‌كند، كميته محدوديت ندارد كه براي هر سمت يك نامزد معرفي كند. در صورت تمايل به اعمال اين محدوديت، اين شرط بايد قيد شود كه كميته براي هر سمت يك نامزد معرفي خواهد كرد.

انتخاب با برگه معمولاً بايد در بخش مربوطه به انتخاب و دوره‌ي مسؤليت مسؤلان قيد شود- اغلب همراه با جزئيات اضافي مربوط به رويه‌ي انتخابات آنگونه كه در 46 توصيف شده است. يك شرط مي‌تواند گنجانده شود مبني بر اينكه، وقتي فقط يك نامزد براي يك سمت معرفي شده باشد، همراه با برگه‌ها توزيع شود، هرچند اين كار اعضاء را از امتياز افزودن نام ديگران در برگه‌ي رأي محروم مي‌كند. اگر اخذ رأي با نامه، از طريق اكثريت نسبي1، با رأي نسبي2، يا رأي جمعي3 مطلوب باشد، بايد به صراحت قيد شود، و جزئيات ضروري رويه‌‌ي آن نيز بايد بيايد(بنگريد: 45). دوره‌ي مسؤليت هر سمت بايد ذكر شود، و جز در موردي كه قرار است فعاليت يك مسؤل هنگامي كه رئيس اعلام مي‌كند، آغاز شود، زمان شروع فعاليت بايد قيد شود. براي تضمين تداوم خدمات مسؤلان در حوادثي مانند فوريت‌هاي عمومي يا دشواري در يافتن نامزدي براي يك سمت، خوب است مشروط شود كه «مدت مسؤليت اين سمت . . . سال، يا [ يا «و»٭] تا انتخاب جانشين است». از عبارت غيرمشروط «مدت مسؤليت . . . سال است» بايد پرهيز شود، چرا كه در خاتمه‌ي دوره خدمت اگر مسؤلي انتخاب نشده باشد سمت بدون مسؤل مي‌ماند.

از آنجا كه چرخش منطقي مسؤلان در تقريباً تمام سازمان‌ها امر مطلوبي است، يك بخش از اين ماده مي‌تواند مقيد كند كه «هيچ مسؤلي نمي‌تواند بيش از . . . دوره متوالي[تعداد مشخص مي‌شود] يك سمت را احراز كند». به منظور تعيين صلاحيت تدوام احراز سمت مسؤليت تحت چنين شرطي، يك مسؤل كه بيش از نصف مدت مسؤليت خود را گذرانده باشد، مورد بررسي قرار مي‌گيرد كه تمام دوره‌ي خود را خدمت كند.

روش پركردن سمت‌هاي خالي نيز بايد تعيين شود. جز در مواردي كه آئين‌نامه به نحو ديگري تعيين كرده باشد، اطلاعيه‌ براي پر كردن سمت خالي بايد هميشه به اعضاء هيأتي داده شود كه شخصي را براي احراز سمت خالي انتخاب خواهد كرد. اگر آئين‌نامه‌ها در مژورد روش پر كردن سمت‌ خالي در مورد ويژه‌اي مانند رياست ساكت باشد، نائب رئيس يا نائب اول رئيس به طور خود به خودي براي مدت باقي‌مانده رئيس مي‌شود، و سمت نائب رئيسي و سمت‌هاي پائين‌رتبه‌تر خالي مي‌ماند؛ اگر روش ديگري براي پر كردن سمت خالي رياست مورد نظر باشد، بايد توصيف شود و كاربست آن در مورد سمت رئيس به طور خاص مشخص گردد.

ماده پنج: نشست‌ها. نخستين بخش ماده‌ي مربوط به نشست‌ها بايد روزي را كه نشست‌هاي عادي انجمن قرار است برگزار شوند مشخص كند- به عنوان نمونه، با تعيين «نخسيتن جمعه‌ي هر ماه». اگر عبارت «مگر آنكه انجمن [يا هيأت مديره] طور ديگري تصميم بگيرد» افزوده شود، تاريخ تعيين شده مي‌تواند در شرايط غيرعادي، اما فقط براي همان يك نشست در آن موقعيت ويژه، و نه براي يك دوره‌ي زماني شامل چندين نشست، تغيير كند.تغيير قاعده‌ي كلي ناظر بر تعيين تاريخ نشست‌ها مستلزم اصلاح آئين‌نامه خواهد بود. ساعت برگزاري نشست نبايد در آئين‌نامه تعيين شود، اما بلكه بايد در مقررات اجرايي انجمن مشخص شود Standing rule (2). بعضي از سازمان‌ها ترجيح مي‌دهند نشست‌ها را با تصويب قطعنامه برنامه‌ريزي كنند. در اين صورت، آئين‌نامه بايد تعداد روزها‌ي بين صدور و برگزاري نشست‌ها را مشخص كند، چون تحت چنين وضعيتي اعضاء نمي‌توانند تاريخ نشست‌ها را به استناد آئين‌نامه‌ها تعيين كنند.

در يك بخش جداگانه بايد قيد شود كه «نشست عادي . . . [يك نشست مشخص مي‌شود،‌ مانند «روز سه‌شنبه ماه مه»] به عنوان نشست سالانه شناخته مي‌شود». همانگونه كه در 9 توضيح داده شده است، اين نشست مانند ساير نشست‌هاي عادي برگزار مي‌شود، جز آنكه در اين نشست، مسؤلان انتخاب مي‌شوند و گزارش مسؤلان و گزارش كميته‌هاي دائمي ارايه خواهد شد.

يك بخش نيز افرادي را كه اختيار صدور فراخوان نشست‌هاي ويژه را دارند- مانند رئيس، هيأت مديره، تعداد مشخصي از اعضاء تقريباً معادل نصاب(كه بدون آن مجاز نيستند؛ بنگريد: ص 90 -89 متن اصلي. م)، و مهلت اطلاعيه را تعيين مي‌كند. بهتر است قيد شود كه در نشست ويژه هيچ موضوعي جز آنچه كه در فراخوان ذكر شده مطرح نخواهد شد، هر چند اين قاعده حتي اگر به صراحت بيان نشده باشد نيز بايد رعايت شود.

نصاب براي تمام نشست‌ها را بايد در اين بخش از ماده تعيين كرد(بنگريد به 40).

در تشكل‌هاي ايالتي يا ملي كه يك اجلاس (يك دوره از نشست‌ها)- معمولاً به نام كنوانسيون - سالانه، نيم‌سالانه، يا دست كم در فواصل منظم- برگزار مي‌شود، عنوان ماده‌ي مربوط به اين نشست‌ها «كنوانسيون» است. در حاليكه بيشتر آنچه كه در بالا گفته شد عموماً براي چنان ماده‌اي كاربرد دارد، همانطور كه در صفحه‌هاي 83-582 (متن اصلي كتاب.م) توصيف شده، تعديل‌هاي قابل‌ ملاحظه‌اي نيز لازم است.

ماده شش: هيأت اجرايي [3] .(يا هيأت مديره) [4]. همانگونه كه در صفحه‌هاي 66- 464 توضيح داده شد، تمام، اما كوچك‌ترين، انجمن‌ها معمولاً منطقي مي‌يابند هيأتي را كه اعضاء آن مسؤلان انجمن هستند تعيين كنند، و ميزان اختيار و مسؤليت اجرايي كه به آن داده مي‌شود در هر انجمن متفاوت است. اگر چنين هيأتي وجود داشته باشد، بخش‌هاي اين ماده بايد عبارت باشند از:
 ● تعيين تركيب هيأت؛
 ● توصيف قدرت اين هيأت،
 ● اعلام قواعد ويژه‌اي طبق آن‌ها هيأت بايد كار خود را انجام دهد، مانند زمان وتعداد نشست‌هاي هيأت، نصاب آن، و از اين قبيل.

در بيشتر انجمن‌ها اين هيأت «هيأت اجرايي» ناميده مي‌شود مگر آنكه يك هيأت كوچك‌تري باشد كه در فاصله‌ي بين نشست‌هاي هيأت عمل كند، كه در اين صورت، هيأت كامل معمولاً به عنوان «هيأت مديره» شناخته مي‌شود و هيأت كوچك‌تر را هيأت اجرايي مي‌نامند(بنگريد: ص 468 - متن اصلي كتاب.م). سپس كميته‌ي اجرايي در ماده‌ي ديگري به دنبال ماده‌ي مربوط به هيأت مديره، تحت همان شرايط قيد مي‌شود. سازمان‌ها ممكن است گاهي به هيأت‌هاي كامل (بوردهاي‌) خود نام‌هاي ديگر مانند «هيأت امناء»، «هيأت مديران»، «هيأت حكام»، «شوراي اجرايي» و غيره بدهند. در چنين مواردي، ماهيت هيأت خاصي مانند نوعي كه در بالا توصيف شد مي‌توانند در ماده‌اي از آئين‌نامه كه آن را پيش‌بيني مي‌كند، تعيين شود.

بخش 2 ماده شش آئين‌نامه‌ي نمونه (ص 568 كتاب اصلي.م) عبارت مناسبي را براي تعريف قدرت‌هاي هيأت نشان مي‌دهد به نحوي كه مجمع انجمن كنترل كامل خود را حفظ كند اما جزئياتي را كه مورد علاقه‌ي هيأت است تفويض نمايد. اگر سازمان مايل باشد تمام امور خود را به هيأت واگذارد- آنطور كه، به عنوان نمونه، در بسياري از كلوپ‌هاي احتماعي رخ مي‌دهد- همان بخش بايد به عبارت زير تقليل يابد:

هيأت اجرايي [يا «هيأت مديره»، و غيره] در مورد امور انجمن قدرت و اختيار كامل دارد جز در موارد . . . [كارهايي را كه انجمن دوست دارد در اختيار مجمع خود نگه دارد مشخص مي‌شود].

ماده هفت: كمتيه‌ها. ماده‌ي مربوط به كميته‌ها بايد ايجاد كميه‌هاي دائمي را كه لازم هستند، پيش‌بنيي كند. بخش جداگانه‌اي كه به هر يك از اين كميته‌ها اختصاص ‌مي‌يابد، بايد نام، تركيب، شيوه‌ي انتخاب، و وظايف آن را مشخص سازد. اگر اين ماده، چند كميته‌ي دائمي را نام ببرد، كميته‌ي دائمي ديگري بدون اصلاح آئين‌نامه نمي‌تواند به تصويب برسد، مگر آنكه شرطي، آنطور كه در ادامه مي‌آيد، در بخش جداگانه‌ي اين ماده، گنجانده شود، كه ايجاد كميته‌‌‌هاي ديگري را كه براي انجام كارهاي انجمن لازم باشند، بدهد. در هر حال،‌ اگر يك كميته‌ي دائمي اختيار دائمي داشته باشد كه طبق دستورالعمل‌ها خاص براي انجمن فعاليت كند، اگر يك دسته‌ از كارهاي خاص بايد به اين كمتيه‌ ارجاع شود، يا اگر بعضي از قواعد رويه‌ي پارلماني تحت تأثير كاركرد خاص يك كميته قرار مي‌گيرد، چنين رويه‌اي بايد در يكي از شرايط آئين‌نامه يا در نظام‌نامه‌ي اختصاصي1، كه كميته‌ي مزبور را ايجاد مي‌كنند، قيد شود.

تعداد و ماهيت كميته‌هاي دائمي كه بايد در بخش‌هاي جداگانه‌ي اين ماده ذكر شوند بستگي به اندازه و هدف سازمان بستگي خواهد داشت. كمتيه‌هاي دائمي كه معمولاً از سوي انجمن‌هاي محلي ايجاد مي‌شوند معدود هسند: يك كميته براي عضويت، كميته‌ي برنامه‌ريزي، وگاهي اوقات كميته‌ي امور مالي. (بخش مربوط به كميته‌ي معرفي نامزدها، اگر باشد، معمولاً نه در اين ماده، كه در ماده‌ي مربوط به مسؤلان انجمن مي‌آيد، كه معمولاً رويه‌هاي معرفي و انتخاب را توصيف مي‌كند). در تشكل‌هاي ملي و ايالتي كميته‌هاي بيشتري مورد نياز است، اما شعبه‌هاي محلي نبايد شبيه‌ هر كميته‌اي كه در تشكيلات مافوق وجود دارد، ايجاد كنند، و تشكيلات مافوق نيز عموماً آن‌ها را ملزم به چنين كاري نمي‌كنند.

معمولاً تشكيل كميته‌هاي ويژه در بخش جداگانه‌‌اي پيش‌بيني مي‌شود كه ايجاد كميته‌هاي دائمي اضافي را نيز، همانطور كه در بالا آمد، پيش‌بنيي مي‌كند. وقتي اين بخش به رئيس قدرت مي‌بخشد كه چنين كميته‌هاي ويژه يا كميته‌هاي دائمي اضافي را، آنطور كه انجمن يا بورد تعيين خواهد كرد، تشكيل دهد، ديگر اختيار ندارد كه به ابتكار خودش كميته‌هاي ديگري تأسيس كند. اگر قرار است كه رئيس كميته‌هايي تشكيل دهد و اين تمايل وجود دارد كه وي اختيار دائمي براي تشكيل كميته‌هايي بدون حضور اعضاء‌ مجمع را داشته باشد، اين بخش بايد مقرراتي براي اين منظور پيش‌بنيي كند (بنگريد ص. 167، 476، 79-478).اين بخش مي‌تواند مقرر سازد كه بعضي از اعضاء - به عنوان نمونه، رئيس- «عضو به اعتبار سمتِ1 تمام كميته‌ها به جز كميته‌ي معرفي نامزد‌ها خواهد بود». در اين مورد، رئيس حق، اما نه وظيفه، دارد كه در كار كمتيه‌ها مشاركت كند(نيز بنگريد: ص 67-466، 480). بدون چنين شرطي، او در كميته‌ها حق رأي نخواهد داشت، و نمي‌تواند در نشست‌ آن‌‌ها شركت كند مگر آنكه از سوي يك كميته‌ي مشخص دعوت شود. كميته‌ي معرفي نامزدها هميشه بايد با صراحت مقرر شود كه رئيس را به عنوان يك عضو به اعتبار سمت نخواهد پذيرفت.

اگر در آئين‌‌نامه ماده‌اي در مورد كميته‌ها قيد نشود، كمتيه‌هاي دائمي و خاص طبق خواست انجمن تأسيس مي‌شوند (بنگريد: 13،‌ 50).

ماده‌ي هشت: مرجع پارلماني. مرجع پارلماني [5] - كه يك انجمن با تصويب آن نظام‌نامه‌ي [6] خود را تعيين مي‌كند - بايد در يك ماده‌ي يك جمله‌اي قيد شود: «قواعد مندرج در ويرايش اخير كتاب . . . [تعيين يك كتاب راهنماي استاندارد فعاليت پارلماني، مانند همين كتاب] ناظر بر تمام امور انجمن خواهد بود كه در مورد آن‌ها كاربرد دارند و با آئين‌نامه‌ها و نظام‌نامه‌ي اختصاصي كه انجمن تصويب مي‌كند ناسازگاري نداشته باشند»٭. انجمن‌ها مي‌توانند نظام‌نامه‌ي اختصاصي كه براي تكميل مرجع پارلماني خود نياز دارند، همانطور كه در2 توصيف شد، به تصويب برسانند. وقتي اثر مشخصي به عنوان مرجع پارلماني به تصويب مي‌رسد، هرآنچه كه كتاب‌ ديگر در يك مورد مطرح مي‌كند اگر با كتاب مصوب در تعارض باشد اعتباري نخواهد داشت. در موارد ديگر، ممكن است قانع كننده باشد اما براي انجمن الزام‌آور نيست.

ماده‌ي نه: اصلاح آئين‌نامه. آئين‌نامه‌ها هميشه بايد رويه‌ي اصلاح خودشان را مشخص كنند، و چنين شرطي دست‌كم مستلزم صدور اطلاعيه‌ي قبلي طبق يك روش خاص، و تصويب اصلاحيه با دو سوم آراء است. اگر آئين‌نامه‌اي شرط اصلاح خودش را نداشته باشد، در هر نشست كاري مي‌تواند با دو سوم آراء تصويب شود، به شرط آنكه اطلاعيه‌ي قبلي (به معنايي كه در صفحه‌ي 116 تعريف شده) داده شود؛ يا بدون اطلاعيه‌ي قبلي، مي‌تواند در هر نشست عادي با اكثريت اعضاء كل سازمان اصلاح شود. در تعيين اين شرط كه اطلاعيه همراه با تقديم اصلاحيه در نشست ماقبل از نشستي كه قرار است در آن بررسي شود، اين شرط هميشه بايد مشخص كند كه «در نشست ما قبل» و نه در نشست قبل، چرا كه عبارت دومي مي‌تواند تأخير نا مشخصي را اجازه دهد و موضوعيت اطلاعيه‌ي قبلي را- يعني دادن هشدار به اعضاء نسبت به اطلاحيه به نحوي كه افراد علاقمند بتوانند در بررسي آن حاضر شوند- منتفي سازد. الزام اطلاعيه‌ي قبلي اصلاح آئين‌نامه را به اصلاح تغييراتي كه در محدوده‌ي اطلاعيه قيد شده، همانگونه كه در صفحه‌هاي 77-576 ذكر شده است، منحصر مي‌كند (نيز بنگريد به خصوصيت استاندارد 6 در صفحه 295- كتاب اصلي.م).

روش‌ توصيف شده براي دادن اطلاعيه‌ي قبلي بايد با نيازها‌ي مجمع خاص مناسب باشد. بعضي ممكن است الزام كنند فقط يك بيانيه‌ي كلي از خلاصه‌ي اصلاحيه صادر شود، بعضي‌ها ممكن است ملزم سازند كه متن دقيق اصلاحيه اعلام شود. اگر آئين‌نامه فقط اطلاعيه‌ي قبلي يك اصلاحيه را الزامي كرده باشد بدون محدوديت زماني كه طي آن اقدام بايد صورت گيرد، و كميته‌‌اي براي بازنگري آئين‌نامه تشكيل شود و به يك نشست خاص گزارش كند، اقدام به تشكيل كميته تمام آن چيزي است كه اطلاعيه‌ي قبلي به آن نياز دارد و هنگامي كه كميته گزارش مي‌دهد مي‌توان در مورد اصلاحيه‌ها بي‌درنگ اقدام كرد. اما اگر لازم باشد كه خود اصلاحيه، يا «اطلاعيه‌ي چنين اصلاحيه‌اي» به نشست عادي ماقبل تقديم شود، بازنگري نمي‌تواند صورت بپذيرد تا نشست مابعد نشستي كه كميته گزارش خودش را به آن تقديم كرده است فرابرسد. در انجمن‌هايي كه اساساً نشست‌هاي عادي بسيار متناوب براي اجراي برنامه دارند، و نيز ماهانه يا فصلي نشست‌هاي كاري برگزار مي‌كنند(ص. 88)، خوب است كه اقدام نسبت به اصلاح آئين‌نامه فقط در نشست‌هاي فصلي يا سالي صورت بگيرد. وقتي مجمع به صورت مرتب فقط سالي يك بار برگزار مي‌شود، به جاي الزام تقديم اصلاحيه به نشست سال قبل، آئين‌نامه بايد ارسال اطلاعيه‌ و رونوشت اصلاحيه‌ي پيشنهادي را از طريق نامه به اعضاء هيأت‌هاي نمايندگي يا به انجمن‌هاي عضو پيش‌بيني كند.

اگر اساسنامه‌اي جداي از آئين‌نامه‌ها وجود داشته باشد، الزام اصلاح اساسنامه بايد مشكل‌تر از اصلاح آئين‌نامه‌ها باشد؛ در غير اين صورت دليلي براي داشتن اسناد جداگانه وجود ندارد. با اين همه، در هر حال، رأي مورد نياز بايد دست‌كم دو سوم آراء باشد.

در توصيف آراء مورد نياز براي تصويب يك اصلاحيه، عبارت‌ «رأي دو سوم اعضاء» هرگز نبايد در انجمن‌هاي سطح پايه به ويژه در سازمان‌ها بزرگ به كار برود. در چنين انجمن‌هايي دو سوم كل اعضاء به ندرت، اگر نه هرگز، در نشست حاضر مي‌شوند. شرط «دو سوم آراء» معقول‌تر است(بنگريد: ص 89-388).

در واژه‌بندي اين ماده بايد از حشو بيان مانند «اصلاح، تغيير، افزودن، يا لغو»، يا «تغيير يا اصلاح» يا «اصلاح يا هر نوع تغيير» اجتناب كرد. كلمه‌ي «اصلاح» هر تغييري را شامل مي‌شود، اعم از اينكه كلمه يا عبارتي افزوده شود يا خط بخورد، يا منسوخ شود، يا اينكه يك مجموعه‌ي جديد از ماده‌ها قرار باشد جايگزين مواد قديمي شوند. از تلاش براي تعريف معناي عبارتي مانند «دو سوم آراء» در اين ماده نيز بايد اجتناب شود، چرا كه تعاريف در كتاب مرجع پارلماني ارايه شده است.

ماده‌هاي اضافي آئين‌نامه.

بعضي انجمن‌ها ممكن است، همانطور كه در بالا ذكر شد، ماده‌هاي اضافي در مورد موضوع‌هاي مالي، وظايف مسؤلان، و كميته‌ي اجرايي هيأت مديره را در آئين‌نامه بگنجانند. در يك سازمان ملي،‌ ممكن است ماده‌اي كه روابط انجمن‌هاي عضو و شعب منطقه‌اي، ايالتي يا محلي را با ساختار سازماني تعريف كند، لازم باشد. در انجمن‌ها1 داراي دپارتمان، ماده‌اي كه آن‌‌ها را ايجاد مي‌كند- با عنوان «دپارتمان‌ها»- به دنبال ماده‌ي مربوط به «كميته‌ها» ‌مي‌آيد. در انجمن‌هاي پروفشنال و بعضي ديگر از انجمن‌ها ممكن است ماده‌‌اي در مورد رويه‌هاي انضباطي وجود داشته باشد، و چنين ماده‌‌اي مي‌تواند بسيار ساده يا خيلي مفصل باشد. با اين همه، بيشتر اين شرايط، معمولاً در انجمن‌هاي سطح پايه، دست‌كم در سطح محلي، غيرلازم هستند.

---

مترجم‌: داود حسيني؛ 4 فروردين ماه 1388